Die Europäische Kommission gibt das Format für die Ausarbeitung von Projektanträgen im 7. FRP im Leitfaden für Antragstellende (Guide for Applicants) präzise vor. An diese Vorgaben, sollten sich Antragstellende genau halten.
Projektvorschläge (also Anträge auf Forschungsförderung) können nur im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung eingereicht werden. Diese Aufrufe (Calls for Proposals) werden im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht. Eine Übersicht über alle Aufrufe bietet das "Teilnehmer-Portal" (Participant Portal) unter http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/fp7_calls. Diese Internetseite bietet auch einen direkten Zugang zu allen relevanten Dokumenten für die Antragstellung sowie einen Zugang zu den nationalen Beratungsstellen.
Aufrufe beziehen sich auf sogenannte Arbeitsprogramme, die üblicherweise von Kommission und Mitgliedstaaten überarbeitet werden. In diesen Arbeitsprogrammen sind die Themengebiete, die relevanten Instrumente sowie die Förderbudgets spezifiziert.
Es gibt verschiedene Antragsverfahren, die bei einer Ausschreibung zum Tragen kommen können. So wird beispielsweise zwischen dem einstufigen und dem zweistufigen Antragsverfahren unterschieden. Bei einem einstufigen Verfahren wird der vollständige Antrag zur im Ausschreibungstext genannten Einreichungsfrist an die Kommission übermittelt. Im zweistufigen Verfahren hingegen wird zunächst ein Kurzantrag (dessen maximaler Umfang vorgegeben ist) zur genannten Einreichungsfrist eingereicht, dieser enthält nur einzelne Elemente eines Vollantrags. Alle eingereichten Kurzanträge werden anhand einer reduzierten Anzahl von Kriterien evaluiert und nur die Konsortien, deren Kurzanträge in dieser ersten Runde positiv bewertet worden sind, werden zur Einreichung eines Vollantrags eingeladen.
Des Weiteren gibt es die sogenannten „offenen Aufrufe“. Während bei den beiden zuvor beschriebenen Verfahren eine Ausschreibung nur eine Einreichungsfrist hat, werden offene Aufrufe mit mehreren Einreichungsfristen veröffentlicht. Antragstellende können ihre Anträge während der Gesamtdauer der Ausschreibung (bis zum finalen Einreichungstermin) an die Kommission übermitteln. Dies fasst die Anträge für die Evaluierungsrunden, welche in festgelegten Abständen (im Regelfall vierteljährlich) stattfinden, zusammen. Dieses Verfahren wird z. B. bei Ausschreibungen für Stipendien angewandt und soll den administrativen Aufwand für die Europäische Kommission verringern.
Je nach Antragsverfahren sollte die Zeitplanung des Konsortiums entsprechend der Anforderungen und der ggf. notwendigen Vorlaufzeit für den Einzelfall kalkuliert und mit allen Beteiligten diskutiert werden.
Neben den „normalen“ Ausschreibungen für die Einreichung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten veröffentlicht die Europäische Kommission zudem Ausschreibungen zu Dienstleistungsaufträgen (Calls for Tender), die z. T. auch in den Arbeitsprogrammen des 7. FRP enthalten sind. Hier greifen nicht dieselben Grundlagen der Beteiligung wie bei Projekten des 7. FRP; es handelt sich um reine Auftragsarbeiten für die Kommission, z. B. die Erstellung von Studien oder die Durchführung von Konferenzen. Bei der Beteiligung an einem Call for Tender müssen sich Antragstellende bewusst sein, dass die erarbeiteten Ergebnisse an den „Auftraggeber“ Europäische Kommission übergehen. Dennoch kann dieser Weg – insbesondere für Einsteiger/innen – eine gute Möglichkeit für eine erste Zusammenarbeit mit der Europäischen Kommission sein. Veröffentlicht werden die Calls for Tender in der Regel nicht im Amtsblatt C (hier werden die Ausschreibungen der Forschungs-und Entwicklungsprojekte veröffentlicht), sondern im Amtsblatt S (Supplement).
Verantwortlich für die Erstellung und Einreichung des Antrags ist die koordinierende Einrichtung (der Koordinator). Die Erstellung des Antrags ist in der Regel aber eine Leistung des gesamten Konsortiums, dass schon zu diesem Zeitpunkt – wo sinnvoll – in kleineren Gruppen zusammenarbeitet, um einzelne Teile des Antrags zu erarbeiten bzw. ein Redaktionsteam für den gesamten Antrag zusammenstellt. Die Koordinierung dieses Prozesses ist eine erste Aufgabe (und Prüfung) für die Kooperationspartner. Sollte sich bereits in dieser Phase die Zusammenarbeit mit einem Projektpartner als schwierig gestalten (z. B. weil Beiträge zum gemeinsamen Antrag nicht oder nur unvollständig zugeliefert werden), so sollte die Einbindung dieses Partners in das endgültige Projekt ggf. noch einmal kritisch im Konsortium diskutiert werden.
Die Antragstellung erfolgt im 7. FRP ausschließlich elektronisch über das so genannte „Electronic Proposal Submission System – EPSS“. Innerhalb des Systems werden die Formulare des Antragsteils A online zum Ausfüllen zur Verfügung gestellt.
Mit dem Antrag werden der Europäischen Kommission zunächst einige grundlegende Informationen zum Projekt und dem Konsortium übermittelt. Im Formular A1 werden die Eckdaten des beantragten Projektes dargestellt: Titel, Akronym, Dauer und „Keywords“ (diese sollten so präzise wie möglich definiert werden, da auf dieser Basis die Gutachter für die Bewertung dieses Antrags ausgewählt werden). Zudem enthält dieses Formular mit dem so genannten „Abstract“ eine inhaltliche Zusammenfassung der Projektinhalte. Für dieses Textelement wird ein Limit an Zeichen vorgegeben, an dass sich die Antragstellenden halten müssen.
Im Gegensatz zum Formular A1, das pro Projektantrag nur einmal vom Koordinator stellvertretend für das gesamte Konsortium ausgefüllt wird, füllt jeder Projektpartner (inkl. des Koordinators) ein separates Formular A2 aus, in dem jeder Partner die Informationen zur eigenen Einrichtung sowie zu administrativ und inhaltlich zuständigen Kontaktpersonen darstellt.
Formular A3 wird wie Formular A1 vom Koordinator erstellt und beinhaltet die Kostenübersicht für das gesamte Projekt.
Teil B ist das Herzstück des Antrags. Hier werden nicht nur die Ziele und alle Details der geplanten Projektarbeit erläutert, sondern auch das Konsortium, die Aufgabenverteilung sowie das Management des Projektes dargestellt. Ergänzt werden diese Textelemente durch Tabellen, die – nach den Vorgaben des Leitfadens für Antragstellende – ausgefüllt bzw. erstellt werden müssen.
Nach einem Deckblatt, das die Eckdaten des Antrags enthält, gliedert sich der Textkörper mit den Erläuterungen zum Projekt in drei große Abschnitte:
Wissenschaftliche und/oder technologische Exzellenz (Beispiel Verbundprojekte: Konzept und Projektziele, „State of the Art“, Methodik und Arbeitsplan einschließlich Milestones und Deliverables)
Implementation (Beispiel Verbundprojekte: Beschreibung des Projektmanagements, der Projektpartner, des Konsortiums und der Ressourcen)
Impact (Beispiel Verbundprojekte: Beitrag zu den im Arbeitsprogramm definierten Zielen; geplante Maßnahmen zur Verbreitung und Nutzung der Projektergebnisse sowie zum IPR-Management)
Diese Aufteilung des Antrags orientiert sich – und dies ist im 7. FRP neu – konkret an den Evaluierungskriterien (siehe unten). Beim Verfassen des Textes sollten Sie daher diese Evaluierungskriterien genau im Blick haben und diese vollständig abarbeiten!
Die Einreichungsfristen werden in den Aufrufen zur Einreichung von Projektvorschlägen (Calls for Proposals) beschrieben. Sie sind strikt einzuhalten. Ein Antrag, der nach dem im Aufruf angegebenen Termin und der dort spezifizierten Uhrzeit (in der Regel 17:00 Uhr des Tages der Deadline) eingeht, kann aus formalen Gründen nicht berücksichtigt werden.
Eine Übersicht über geplante Abgabefristen und Förderbudgets findet sich im jeweils gültigen Arbeitsprogramm in der sogenannten "Roadmap". Zu beachten ist, dass diese Fristen von der Kommission kurzfristig verschoben werden können und mit Zustimmung des Programmausschusses im Zuge der Überarbeitung des Arbeitsprogramms verändert werden können. Daher ist bei einer Beteiligung am Rahmenprogramm die Konsultation der jeweils aktuellsten Unterlagen sowie die Sichtung der Übersicht der Aufrufe im Internet zur Vorbereitung von Anträgen unerlässlich.