Im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm (FRP) wird zwischen verschiedenen Arten von Audit Zertifikaten unterschieden:
1. Prüfbescheinigung (Certificate on the Financial Statement, CFS)
2. Methodenzertifikat (Certificate on the Methodology, CoM oder CoMAv)
3. Audit durch die Europäische Kommission (second level audit)
Die Prüfbescheinigungen (auch Bescheinigung über die Kostenaufstellung genannt) dienen dazu, die korrekte Abrechnung der erstattungsfähigen Kosten im Projekt nachzuweisen. Jeder Zuwendungsempfänger hat sie am Ende einer Berichtsperiode zu erstellen, falls er eine Fördersumme von mindestens 375.000 € erreicht. Ausschlaggebend für diese Summe sind hierbei die von dem einzelnen Zuwendungsempfänger kumulativ im Formular C geltend gemachten Kosten. Der von der Kommission ausgezahlte Betrag der Vorfinanzierung bleibt hierbei unberücksichtigt.
Bei Projekten mit einer Laufzeit von maximal 2 Jahren ist eine solche Bescheinigung grundsätzlich erst am Ende der Projektlaufzeit vorzulegen, auch wenn bereits in der ersten Berichtsperiode eine Fördersumme von 375.000 € erreicht wird. Bleibt die gesamte EU-Zuwendung einer Einrichtung im Projekt unter einer Fördersumme von 375.000 €, ist keine Prüfbescheinigung - auch nicht am Ende des Projekts - erforderlich.
Zur Erstellung der Prüfbescheinigung ist das von der Kommission vorgegebene Formular D (Annex VII) „Leistungsbeschreibung für die Bescheinigung über die Kostenaufstellung“ zu verwenden. Neben der Leistungsbeschreibung, die z. B. Gegenstand und Grund des Auftrags verifiziert, sind dort auch die vom Prüfer vorzunehmenden Prüfungshandlungen beschrieben.
Der „Leitfaden für Begünstigte und Prüfer zu Bescheinigungen, die von externen Prüfern ausgestellt werden“ enthält weitere Informationen zu den Voraussetzungen an eine Prüfbescheinigung.
In Deutschland sind nach § 319 Handelsgesetzbuch (HGB) zertifizierte Wirtschaftsprüfer befugt, die Prüfbescheinigungen (CFS) zu erstellen. Jeder Zuwendungsempfänger kann seinen externen Prüfer frei wählen, auch seinen üblicherweise z. B. mit der Erstellung der Jahresabschlüsse beauftragten Wirtschaftsprüfer.
Voraussetzung ist, dass der Wirtschaftsprüfer unabhängig ist, das heißt, es darf keine tatsächliche und/oder dem Anschein nach vorhandene Abhängigkeit zu der Einrichtung bestehen. Beispiele für eine solche Abhängigkeit sind nach § 319 Absatz 3 HGB: finanzielle Interessen (Anteile) an der Firma, Mitgliedschaft im Aufsichtsrates oder Arbeitsnehmer der Einrichtung, Durchführung der Innenrevisionen, Erbringung von Finanzdienstleistungen, Führen der Bücher der Einrichtung etc. Ebenso wenig darf er an der Erstellung des Formular C beteiligt gewesen sein. Für die Zuwendungsempfänger gibt es eine Liste unabhängiger Wirtschaftsprüfer sowie Informationen über Prüfungen in den EU-Mitgliedstaaten und Beitrittsländern.
Außerdem ist die rechtliche Handlungsfähigkeit und Unabhängigkeit des Innenrevisors von der zuständigen nationalen Behörde frühzeitig bei der jeweils für das Projekt verantwortlichen Generaldirektion zu bestätigen.
Die Kosten für die Erstellung einer Prüfbescheinigung sind im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm erstattungsfähig. Bei der Budgetkalkulation sollte jeder Zuwendungsempfänger diese Kosten einplanen, es sei denn er bleibt mit seiner Fördersumme unter 375.000 €.
Prüfbescheinigungen von externen Wirtschaftsprüfern sind Unteraufträge (subontracts). Sie werden als Teil der Managementtätigkeiten von der Europäischen Kommission zu 100 % erstattet. Stellt eine öffentliche Einrichtung die Prüfbescheinigung selbst durch ihre Innenrevision aus, können die hierfür entstandenen Personalkosten als direkte Managementkosten ebenfalls mit einer Förderquote von 100% geltend gemacht werden. Im Gegensatz zu den Unteraufträgen durch externe Wirtschaftsprüfer, kann die Einrichtung auf die Kosten der Innenrevision auch die Pauschale für indirekte Kosten in Höhe von 20% bzw. 60% verlangen.
Im 7. FRP haben Zuwendungsempfänger die Möglichkeit, sich die Methode mit der sie ihre Personal- und indirekten Kosten berechnen, zertifizieren zu lassen. Damit können sich Zuwendungsempfänger im Vorhinein die Einhaltung der vertraglichen Bestimmungen bei ihren Kostenabrechnung bestätigen lassen. Sie haben damit den Vorteil einer gewissen Zahlungssicherheit bzgl. ihrer Projektkosten, da Abrechungsfehler rechtzeitig festgestellt werden.
Das Zertifikat kann jederzeit während der Laufzeit des 7. FRP beantragt werden, frühestens mit Inkrafttreten der ersten Finanzhilfevereinbarung eines Zuwendungsempfängers. Ein von der Europäischen Kommission genehmigtes Methodenzertifikat ist für die gesamte Laufzeit des 7. FRP gültig, es sei denn, die Methode wird vom Zuwendungsempfänger geändert oder die Kommission entdeckt bei einer Prüfung die Nichteinhaltung oder einen Missbrauch der Methode. Auf Wunsch des Zuwendungsempfängers kann die Methode auch rückwirkend für bereits laufende, noch nicht abgeschlossene Projekte angewandt werden.
Die Kosten des Methodenzertifikats sind ebenso wie die Kosten für eine Prüfbescheinigung erstattungsfähig. Allerdings können die Kosten für die Ermittlung der jeweiligen Methode nicht abgerechnet werden.
Es wird zwischen zwei verschiedenen Methodenzertifikaten unterschieden:
· Methodenzertifikat für Personalkosten und indirekte Kosten (Certificate on the Methodology = CoM)
· Methodenzertifikat für Durchschnittspersonalkosten (Certificate on the Methodology of Average personnel costs = CoMAv)
Zuwendungsempfänger mit einem CoM haben den Vorteil, dass sie für Zwischenzahlungen keine Prüfbescheinigung brauchen, auch wenn sie die 375.000 € Fördersumme überschritten haben.
Für die Abrechnung von Durchschnittspersonalkosten ist ein Methodenzertifikat (CoMAv) nicht mehr erforderlich, solange die neuen Akzeptanzkriterien der Kommission eingehalten werden. Das CoMAv bleibt für Zuwendungsempfänger allerdings weiterhin eine Option, sich im Voraus hinsichtlich der Vereinbarkeit ihrer Methode mit dem 7. FRP zu vergewissern.
Zur Erstellung eines Methodenzertifikats ist das vorgegebene Formular E (Annex VII) zu verwenden.
Der „Leitfaden für Begünstigte und Prüfer zu Bescheinigungen, die von externen Prüfern ausgestellt wurden“ beschreibt das Antragsverfahren und enthält weitere Informationen.
Der Antrag auf Erteilung eines Methodenzertifikats ist per Email an RTD-FP7-Cost-Methodology-Certification@ec.europa.eu zu richten. Weitere Unterlagen sind erst auf Rückmeldung der Kommission einzureichen.
Die Europäische Kommission hat den Auftrag die zweckmäßige Verwendung der Fördergelder des EU-Forschungsrahmenprogramms zu überprüfen und sicherzustellen. Die Prüfung kann dabei durch Beamte oder Mitarbeiter der Kommission, den Europäischen Rechnungshof oder private Wirtschaftsprüfungsunternehmen im Auftrag der Kommission erfolgen.
Zum 7. FRP hat die Kommission ihre Prüftätigkeit stark erhöht. So sollen im 6. und 7. FRP ca. 40% der von der EU gezahlten Fördergelder überprüft werden. Neben großen Einrichtungen mit den höchsten Fordersummen und von der Kommission als „high-risk“ eingestufte Einrichtungen kann darüber hinaus jeder Zuwendungsempfänger nach dem Zufallsprinzip geprüft werden.
Da solches Audit jeden Zuwendungsempfänger bis zu fünf Jahren nach Projektende treffen kann, sollten die Einrichtungen ein ordnungsgemäßes und transparentes Finanzmanagement verfolgen und alle Belege und Rechnungen mit Projektbezug sorgfältig aufzubewahren.
Stellt die Kommission dabei fest, dass nicht erstattungsfähige Kosten abgerechnet worden sind, kann sie eine Rückzahlung des entsprechenden Betrages verlangen. Im Falle eines systematischen Fehlers nimmt die Kommission an, dass sich dieser Fehler auf alle Abrechnungen einer Einrichtung im EU-Forschungsrahmenprogramm bezieht. Im ungünstigsten Fall muss die Einrichtung dann sämtliche Kosten der abgeschlossen und laufenden Projekte nachrechnen, sie korrigieren und entsprechende Rückzahlungen leisten. Ist eine Vielzahl von Projekten betroffen, hat die Einrichtung auch die Möglichkeit eine Extrapolation vorzunehmen und einen Pauschalsatz zurückerstatten. Weitere Informationen zur Extrapolation enthält die Kommissionsentscheidung zur Vereinfachung des Einziehungsverfahrens im Rahmen der Umsetzung der Prüfstrategie zu den FRP.
Neben der Rückzahlung zuviel gezahlter Beträge kann die Kommission Schadensersatz oder eine zusätzliche Vertragsstrafe fordern. Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen kann sie zusätzlich Zuwendungsempfänger bis zu zwei Jahre von EU-finanzierten Projekten ausschließen.