Prüfbescheinigungen (Certificates on the Financial Statement)

Prüfbescheinigungen
Methodenzertifikate
Kosten für Prüfbescheinigungen
Erteilung der Prüfbescheinigung

Prüfberechtigung deutscher Wirtschaftsprüfer
Prüfberechtigung deutscher Innenrevisionen

 

Prüfbescheinigungen

Im 7. Forschungsrahmenprogramm (7. FRP) wird das Prinzip der Audit Zertifikate unter dem Begriff Prüfbescheinigung (Certificate on the Financial Statement) zwar grundsätzlich beibehalten, die Frequenz ihrer Einreichung wird aber deutlich reduziert (Musterfinanzhilfevereinbarung Annex II, Artikel 4.4).

Prüfbescheinigungen werden nur dann fällig, wenn die Höhe der Zuwendung (Community financial contribution) 375.000 Euro erreicht oder übersteigt, wobei die bisher geltend gemachten Beträge kumuliert werden. Für den Fall, dass die gesamte Zuwendung, die ein Partner in einem Projekt erhält, unter dem Betrag von 375.000 Euro bleibt, wird keine Prüfbescheinigung fällig.

Für die Erstellung der Prüfbescheinigungen liegt eine Anlage zur Musterfinanzhilfevereinbarung vor: ANNEX VII - " Form D - Terms of Reference for the Certificate of Financial Statements and Model Independent Report of Factual Findings.

Methodenzertifikate

Im ANNEX VII findet sich darüber hinaus ein Muster für die Erstellung von Methodenzertifikaten Form E- "Terms of Reference for the Certificate on the Methodology", das die Methode zur Berechnung von Personalkosten und indirekten Kosten sowie die entsprechenden Kontrollsysteme zertifiziert (Musterfinanzhilfevereinbarung Annex II, Artikel 4.4). In den Fällen, wo ein solches Methodenzertifikat vorgelegt wird, kann die Kommission auf die Vorlage von Prüfbescheinigungen im Rahmen von Zwischenberichten verzichten. Darüber hinaus ist die Vorlage eines Methodenzertifikats Voraussetzung für die Anerkennung von Durchschnittssätzen bei der Berechnung von Personalkosten.

Die Europäische Kommission hat in einer Entscheidung vom 23. Juni 2009 neue Kriterien für die Beurteilung von Durchschnittspersonalkosten festgelegt. Folgende Methoden zur Berechnung der Durchschnittspersonalkosten werden von der Kommission akzeptiert:

• Methoden, bei denen für jede Personalkategorie die Differenz zwischen dem Durchschnittswert und den hohen bzw. niedrigen Extremwerten maximal 5% beträgt.

• Methoden, die zwar nicht das erste Kriterium erfüllen und bei denen für jede Personalkategorie die Differenz zwischen dem Durchschnittswert und den hohen bzw. niedrigen Extremwerten maximal 25 % beträgt,
  - wenn der Zuwendungsempfänger an mindestens vier Projekten des 6. FRP teilgenommen hat und die EU-Zuwendung jedes Mal mindestens EUR 375 000 betragen hat oder
  - der Zuwendungsempfänger an vier Projekten des 7. FRP teilgenommen hat und die EU-Zuwendung jedes Mal mindestens EUR 375 000 betragen hat.

Nicht akzeptiert werden Methoden, bei denen für eine Personalkategorie die Differenz zwischen dem Durchschnittswert und den hohen bzw. niedrigen Extremwerten mehr als 25 % beträgt.

Die Genehmigung der Methode eines Zuwendungsempfängers bleibt für die gesamte Dauer des 7. EU-Forschungsrahmenprogramms gültig, es sei denn, die Methode wird vom Zuwendungsempfänger geändert oder die Kommission entdeckt bei einer Prüfung der Kostenerklärungen Schwächen, welche die Grundlage, auf der die Kommission die Genehmigung erteilt hat, ungültig werden lässt (wie z. B. Ungenauigkeit oder unsachgemäße Anwendung).
 

 

Kosten für Prüfbescheinigungen

Die Kosten für eine Prüfbescheinigung (auch im Falle von Methodenzertifikaten) fallen grundsätzlich an der Einrichtung an, dessen Kosten zertifiziert werden. Die Kosten werden von dem Prüfer (Buchprüfer oder Innenrevision, s.u.) auf dem jeweiligen Zertifikat ausgewiesen. In der Regel braucht jeder Partner daher ein eigenes Budget für die Erteilung der Prüfbescheinigungen.

Prüfbescheinigungen von externen Einrichtungen gelten als Unteraufträge (sub-contracts), die als direkte Kosten des Projekts zu 100 % erstattungsfähig sind. Da es sich hier allerdings um einen Unterauftrag handelt, bei dem für den Zuwendungsempfänger keine indirekten Kosten anfallen, dürfen hier keine indirekten Kosten berechnet werden.
Im Falle von Prüfbescheinigungen, die von einer öffentlichen Einrichtung selbst erbracht werden (z. B. Innenrevision) können die hier entstandenen Personalkosten als tatsächliche Kosten geltend gemacht werden.

Erteilung der Prüfbescheinigung

 

Prüfungsberechtigung deutscher Wirtschaftsprüfer

Eine Prüfbescheinigung kann von einem externen Wirtschaftsprüfer erteilt werden oder im Falle einer öffentlichen Einrichtung, einer Universität oder einer Forschungseinrichtung (non-profit) von einem dafür zuständigen Bediensteten des öffentlichen Dienstes (üblicherweise der Innenrevision).

Jeder Vertragspartner kann einen qualifizierten externen Wirtschaftsprüfer frei wählen, z.B. auch den üblicherweise von ihm beauftragten externen Wirtschaftsprüfer, soweit dieser vom Vertragspartner unabhängig ist.

Die Unabhängigkeit eines Wirtschaftsprüfers wird üblicherweise als "tatsächliche und/oder dem Anschein nach vorhandene" Unabhängigkeit vom geprüften Vertragspartner definiert. Es geht dabei um die Fähigkeit, die es dem Wirtschaftsprüfer erlaubt, bei seiner Meinungs- oder Urteilsbildung die dargestellten Tatsachen unvoreingenommen und objektiv zu betrachten und zu beurteilen. Unabhängigkeit bedeutet, dass die Arbeit des Wirtschaftsprüfers ohne Anweisung und ohne das geringste Eingreifen von Seiten des betreffenden Vertragspartners durchgeführt wird. Der externe Wirtschaftsprüfer muss dafür qualifiziert sein, vorgeschriebene Prüfungen von Rechnungslegungsunterlagen gemäß der Achten Richtlinie 84/253/EWG des Rates vom 10. April 1984 oder entsprechenden nationalen Vorschriften durchzuführen. Eine Liste unabhängiger Wirtschaftsprüfer sowie Informationen über Prüfungen in Mitgliedstaaten und Beitrittsländern finden sich unter  www.fee.be/aboutfee/memberbodies/default.asp.

Ist der Prüfer "tatsächlich und/oder dem Anschein nach" von dem betreffenden Vertragspartner nicht unabhängig (zum Beispiel ein interner Prüfer, der Bediensteter des betreffenden Vertragspartners ist), kann seine Unabhängigkeit nichtsdestoweniger von den einschlägigen nationalen Stellen festgestellt werden.

Ein Bediensteter einer öffentlichen Einrichtung kann eine Prüfbescheinigung nur unter folgenden Voraussetzungen erteilen:

der ausgewählte zuständige Bedienstete des öffentlichen Dienstes ist in keiner Weise an der Erstellung der Kostenabrechnung pro Aktivität (Formular C) beteiligt gewesen
seine Unabhängigkeit wurde von den einschlägigen nationalen Stellen festgestellt
Öffentliche Einrichtungen, die sich für einen zuständigen Bediensteten des öffentlichen Dienstes als Prüfer entschieden haben, müssen nachweisen, dass die zuständigen einzelstaatlichen Behörden die rechtliche Handlungsfähigkeit dieses Bediensteten im Hinblick auf die Prüfung der öffentlichen Einrichtung festgestellt haben.
Bitte beachten Sie, dass es grundsätzlich nicht möglich ist, dass die Innenrevision einer öffentlichen Einrichtung die Kosten eines anderen Partners zertifiziert (außer, das zuständige Ministerium würde die Berechtigung zur Prüfung dieser Einrichtung formell bescheinigen).

 

Prüfberechtigung deutscher Innenrevisionen

a) Einrichtungen im Zuständigkeitsbereich des Bundes:
    MPG, HGF, FHG, WGL, Caesar

Im 6. FRP hat das BMBF in einem Schreiben der Bundesregierung an die Kommission  auf die Prüfberechtigung der deutschen Innenrevisionen hingewiesen. In einem Antwortschreiben bestätigte die Kommission, dass die mit Aufgaben der Innenrevision befassten Prüfstellen öffentlicher Forschungseinrichtungen im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (Max-Planck- Gesellschaft, Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren, Fraunhofer- Gesellschaft, Leibniz-Gemeinschaft (vormals Blaue Liste) und Caesar) zur Ausstellung vom Audit-Zertifikaten für Projekte im 6. EU-Forschungsrahmenprogramm berechtigt sind. Ein analoges Verfahren wird auch im 7. FRP angestrebt.

b) Einrichtungen im Zuständigkeitsbereich der Länder (z. B. Universitäten)

Für den Fall, dass eine deutsche Innenrevision bzw. ein Bediensteter im öffentlichen Dienst ein Audit-Zertifikat erstellt, schlagen wir folgendes Vorgehen vor:

Frühzeitige Kontaktaufnahme mit dem jeweils zuständigen administrativen Bediensteten (administrative officer) der KOM in Verbindung und Klärung, welche Unterlagen für die Anerkennung der Innenrevision als Prüfeinrichtung benötigt werden (dieses ist eine Einzelfallentscheidung und wird von den verschiedenen Direktoraten in der KOM sehr unterschiedlich gehandhabt).
Unabhängigkeit und Zuständigkeit der internen Prüfeinrichtung sollten dokumentiert und ggf. schriftlich bestätigt werden (im Falle der Hochschulen z. B. durch das zuständige Land).
Zuwendungsempfänger können auf die jeweils geltenden Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung, ANBest-P hinweisen "Unterhält der Zuwendungsempfänger eine eigene Prüfungseinrichtung, ist von dieser der Verwendungsnachweis vorher zu prüfen und die Prüfung unter Angabe ihres Ergebnisses zu bescheinigen", um deutlich zu machen, dass aus der für die Verwendung nationaler Fördermittel geltenden Prüf- und Testierkompetenz interner Prüfstellen von öffentlichen Forschungseinrichtungen eine entsprechende Kompetenz zur Zertifizierung von Kosten für RP6-Projekte abgeleitet werden kann und die Voraussetzungen für die Ausstellung von Audit-Zertifikaten im RP6 erfüllen.
Sollten die vorstehenden Maßnahmen im Einzelfall nicht ausreichen, um die KOM von der Prüfberechtigung und -kompetenz zu überzeugen, wird empfohlen, sich mit dem EU-Büro des BMBF in Verbindung zu setzen.