Der Zwischenbericht (oder auch regelmäßige Bericht) setzt sich aus mehreren Teilen zusammen. Er ist jeweils 60 Tage nach einer Berichtsperiode über den Koordinator bei der Kommission einzureichen. Diese hat wiederum nach Eingang der Berichte 105 Tage Zeit, sie zu prüfen und entsprechende Zwischenzahlungen vorzunehmen. Zuwendungsempfänger sind angehalten, die Vorlage für die regelmäßigen Berichte zu verwenden.
Der Fortschrittsbericht ist eine Übersicht über den bisherigen Verlauf des Projekts. Neben einer publizierbaren Zusammenfassung enthält er Informationen zu den bislang erreichten Ziele, Meilensteinen (milestones) und durchzuführenden Arbeiten (deliverables) wie sie im Annex I der Finanzhilfevereinbarung definiert sind. Abweichungen zwischen der ursprünglichen Projektplanung (Annex I) und der bisherigen Implementierung sollten dargestellt und erläutert werden.
In dem Bericht über die Begründung für die Verwendung der Mittel werden die in der jeweiligen Berichtsperiode abgerechneten Personalkosten und andere wichtige Ausgaben (major cost items) wie z. B. Unteraufträge oder Reisen pro Partner aufgeschlüsselt.
Der Finanzbericht (financial statement) besteht aus zwei Teilen: in dem sogenannten Formblatt C (Annex VI der Finanzhilfevereinbarung) listet jeder Zuwendungsempfänger tabellarisch die in der Berichtsperiode angefallenen Kosten auf. Anhand dieser Daten erstellt der Koordinator darüber hinaus den zusammenfassenden Finanzbericht über die gesamten Projektkosten in einer Berichtsperiode.
Wenn ein Zuwendungsempfänger am Ende einer Berichtsperiode mindestens eine Fördersumme 375.000 Euro erreicht, ist dem Zwischenbericht eine Prüfbescheinigung (certificate on the financial statement) eines Wirtschaftsprüfers bzw. des Innenrevisors beizufügen.
Der Abschlussbericht enthält neben dem Zwischenbericht einen zusammenfassenden Bericht (publishable summary report), der zur Veröffentlichung geeignet ist und die Projektergebnisse, Schlussfolgerungen und den sozio-ökonomischen Einfluss des Projekts zusammenträgt. Darüber hinaus umfasst er einen Bericht, der die gesellschaftlichen Auswirkungen des Projekts zusammenfasst, wie z. B. der Gleichstellungsmaßnahmen, ethischen Aspekte oder die Einbeziehung weiterer Akteure. Des Weiteren enthält er einen Plan zur Nutzung und Verbreitung der Projektergebnisse.
Auch für den Abschlussbericht gibt es eine entsprechende Vorlage.
Der Koordinator reicht zudem innerhalb von 30 Tagen nach dem Eingang der Schlusszahlung durch die Europäische Kommission einen Bericht über die Verteilung der Fördermittel unter den Zuwendungsnehmern im Konsortium ein.
