Das Berichtswesen im 7. FRP

Die Durchführung von Forschungsprojekten im 7. FRP verpflichtet die Zuwendungsempfänger verschiedene Berichte über den Projektverlauf und die Verwendung der Fördergelder zu erstellen. Diese Berichte sind die Grundlage zur Bewertung der Projekte und der weiteren Zahlungen durch die Kommission.
Die Grundlagen für die Erstellung und Einreichung von Berichten im 7. FRP sind im Annex II, Artikel 4 der Allgemeinen Bedingungen (Berichtswesen und Zahlungen) der Finanzhilfevereinbarung zu finden. Weitere Hinweise zur Abfassung der Berichte finden Sie in einem  Leitfaden für das Berichtswesen (http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html)

Es wird bei der Erstellung der Berichte zwischen zwei Berichtsarten unterschieden, den periodischen Berichten und dem Abschlußbericht.

Die periodischen Berichten umfassen:

• einen Fortschrittsbericht: Dies ist eine Übersicht über den Fortschritt der Projektarbeiten, einschließlich einer publizierbaren Zusammenfassung, sowie der bislang erreichten Ziele, Meilensteiene und Leistungen (Deliverables) wie im Annex I der Zuwendungsvereinbarung definiert. Abweichungen zwischen der ursprünglichen Projektplanung (Annex I) und der bisherigen Projektimplementierung sollten dargestellt und erläutert werden.
• Eine Begründung für die Verwendung der Mittel.
• Einen Finanzbericht (Formblatt C - Annex VI) jedes Zuwendungsempfängers zusammen mit einer tabellarischen Aufstellung der Kosten aller Teilnehmer. Sobald die Höhe der Zuwendung eines Projektpartners größer oder gleich 375.000 Euro www.fee.be/aboutfee/memberbodies/default.aspbetrifft - über alle bisherigen Berichtsperioden kumuliert - muss diesem Finanzbericht eine Prüfbescheinigung eines Auditors (oder der Innenrevision), die die angefallenen Kosten zertifiziert (im 6. FRP Audit Zertifikat genannt), beigefügt werden.

Die Einreichung von periodischen Berichten erfolgt jeweils mit einer Frist von 60 Tagen nach Ende der Berichtsperiode bzw. dem Projektende über den Koordinator, der auch die Aufgabe hat, diese Berichte vorab zu prüfen und ihre Konsistenz mit den im Annex I definierten Aufgaben des Projekts sicherzustellen.

Der Abschlussbericht umfasst:

• Einen abschließenden veröffentlichungsfähigen zusammenfassenden Bericht (Publishable Summary Report", der die Projektergebnisse, Schlussfolgerungen und den sozio-ökonomischen Einfluss des Projekts zusammenträgt.

• Einen Bericht, der die gesellschaftlichen Implikationen (Impact) des Projkets zusammenfasst, einschließlich der Gleichstellungsmaßnahmen (Gender Aspects), ethischen Aspekte (Ethical Issues), Maßnahmen zur Einbeziehung von weiteren Akteuren sowie den Plan zur Nutzung und Verbreitung (Plan of dissemination) der Projektergebnisse.

Innerhalb von 30 Tagen nach dem Eingang der Schlusszahlung der Kommission reicht der Koordinator einen Bericht über die Verteilung der Fördermittel unter den Zuwendungsnehmern im Konsortium ein.

Kosten, die in einer Fremdwährung angefallen sind, müssen in Euro umgerechnet werden, wobei für alle Kosten der Umrechnungskurs der Europäischen Zentralbank angewendet werden muss, der entweder jeweils am Tag der Buchung der einzelnen Kosten oder am 1. Tag, des Monats, der auf das Projektende folgt, gilt.

Zustimmung der KOM zu den Berichten: 

Die Kommission ist bestrebt, die Berichte innerhalb 105 Tagen zu prüfen. Aus der Abwesenheit einer Reaktion durch die Kommission nach dieser Frist kann keine Zustimmung abgeleitet werden. Die Kommission kann auch noch nach dieser Frist Berichte ablehnen oder weitere Informationen anfordern.

Übersicht zum Berichtswesen im 7. FRP