Direkte Kosten im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm

Direkte Kosten

Direkte Kosten sind alle nach Annex II. 14 der Finanzhilfevereinbarung erstattungsfähigen Kosten, die dem Projekt unmittelbar zugerechnet werden können.
Beispiele für direkte Kosten sind:


Personalkosten

Personalkosten sind erstattungsfähig, wenn das Personal direkt beim Zuwendungsempfänger nach nationalem Recht angestellt und das unter der alleinigen Aufsicht steht und in Verantwortung des Zuwendungsempfängers tätig ist. Die Mitarbeiter können zeitlich befristet oder beim Zuwendungsempfänger fest angestellt sein. Auch die Einstellung von Personal über eine Zeitarbeitsfirma ist möglich. Wichtig ist, dass bei einer Neueinstellung die Vergütung des Personals den üblichen Praktiken des Zuwendungsempfängers entspricht. Abrechnungsfähig ist stets der Bruttolohn (Arbeitgeberbrutto) inklusive der Sozialversicherungsbeiträge, wie z. B. Renten- oder Krankenversicherungsbeiträge und sonstiger im Gehalt enthaltenen gesetzlichen Kosten.

Die Abrechnung der Personalkosten erfolgt auf Basis eines Stundensatzes. Zur Ermittlung des Stundensatzens wird das Bruttojahresgehalt des jeweiligen Projektmitarbeiters durch die tatsächlich geleisteten produktiven Stunden eines Jahres geteilt. Der sich daraus ergebene Stundensatz wird dann mit den Arbeitsstunden am Projekt multipliziert.

Die jährlichen Produktivstunden sind nach der Organisationsmethode des jeweiligen Zuwendungsempfängers entweder durch Verwendung einer Standartanzahl von Produktivstunden für alle Mitarbeiter oder durch Berechnung der tatsächlichen individuellen Produktivstunden für den einzelnen Mitarbeiter zu ermitteln.

Da nur die Personalkosten für die am Projekt gearbeiteten Stunden abgerechnet werden können, ist die Arbeitszeit während der gesamten Projektlaufzeit mit Stundenzetteln oder in anderer angemessener Weise (z. B. in einem elektronischen System) zu belegen. Der vom EU Büro entworfene und mit der Europäischen Kommission abgestimmte Musterstundenzettel erfüllt alle Anforderungen, die die Kommission an eine ordnungsgemäße  Zeiterfassung stellt.

Neben den tatsächlichen Personalkosten können auch Personalkosten-Durchschnittssätze abgerechnet werden, sofern sie:

  • der intern üblichen Buchhaltungspraxis und entsprechen und durchgängig im 7. FRP angewandt werden
  • auf tatsächlichen Personalkosten wie sie in den gesetzlich vorgeschriebenen Jahresabschlüssen ausgewiesen sind, basieren (keine Schätzungen)
  • keine nicht erstattungsfähigen Kosten (wie z. B. indirekte Steuern) enthalten
  • und keine Kosten, die unter anderen Kostenkategorien abgerechnet werden, enthalten (wie z. B. indirekte Kosten)

Es besteht weiterhin die Möglichkeit, die Methode zur Berechnung der Durchschnittssätze durch einen Wirtschaftsprüfer vorab zertifizieren zu lassen. Die Vorlage eines Methodenzertifikats für Personalkostendurchschnittssätze(CoMAv) ist aber nicht mehr zwingend erforderlich.

Eigentümer von KMU und andere natürliche Personen, die kein Gehalt beziehen, können ihre Personalkosten nach Pauschalsätzen abrechnen. Die Höhe der Pauschalsätze ist dem jeweiligen Arbeitsprogramm des Spezifischen Programms „Menschen“ (Marie Curie) zu entnehmen. Es gilt jeweils das Arbeitsprogramm des Jahres, in dem die Ausschreibung veröffentlicht worden ist. Mit dem Stundensatzrechner können Personen ohne Gehalt ihren Stundensatz nach den Marie Curie Pauschalen bestimmen. 

 

Unteraufträge (subcontracts)

Unterauftragnehmer sind Dritte, die einen kleinen Teil der Projektarbeiten aufgrund eines Vertrages für einen oder mehrere Zuwendungsempfänger erbringen. Grundsätzlich müssen Kernaufgaben, d. h. in erster Linie die Forschungsarbeit des Projektes von den Zuwendungsempfängern selbst ausgeführt werden und dürfen nicht als Unterauftrag vergeben werden.
Typische Aufgaben, die im Rahmen von Unteraufträgen vergeben werden, sind z. B.  Übersetzungen, Catering, Druckaufträge, Webdesign etc. Unter bestimmten Voraussetzungen können auch größere Serviceleistungen wie Laboranalysen oder die Durchführung von Studien oder ähnliche Zuarbeiten im Rahmen eines Unterauftrags vergeben werden.

Damit die Kosten für Unteraufträge im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm erstattet werden, müssen sie im Arbeitsplan (Annex I zur Finanzhilfevereinbarung) aufgeführt, beschrieben und begründet werden. Nur sogenannte geringfügige Aufgaben (minor tasks), die keine Projektaufgaben nach Annex I sind, können auch dann abgerechnet werden, wenn sie vorher nicht im Annex I aufgeführt worden sind. Beispiele für solche geringfügige Aufgaben sind Catering, Druck von Flyern etc. Ob ein Unterauftrag geringfügige Aufgaben umfasst, ist nach qualitativen und nicht nach quantitativen Maßstäben zu beurteilen.

Die Unteraufträge müssen in einem transparenten, fairen und unparteilichen Verfahrens unter Beachtung des Vergaberechts vergeben werden. Öffentliche Auftraggeber sind dementsprechend an die Einhaltung der Regelungen der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL), der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) und gegebenenfalls der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) gebunden. Unterauftragsvergaben zwischen Zuwendungsempfängern, die Partner eines Projekts sind, sind nicht zulässig.

 

Reisekosten

Grundsätzlich sind Reisekosten sowie Tagegelder erstattungsfähig, sofern der Reisegrund einen Projektbezug hat. Die Höhe der Reisekosten, Tagegelder und Verpflegungspauschalen bemisst sich nach den intern üblichen Verfahren und Sätzen (z. B. Bundesreisekostenrecht). Alle nicht erstattungsfähigen Kosten, insbesondere Mehrwertsteuern, sind herauszurechnen. Die Reisekosten müssen über die jeweiligen Projektkonten gebucht und dort nachgewiesen werden können. Außerdem werden nur Reisekosten erstattet, die während der Projektlaufzeit angefallen sind.

Seit 2010 besteht ferner die Möglichkeit auf Pauschalsätze für Übernachtungs- und Tagegelder von EU Angestellten (flat rates subsistence) zurückzugreifen, sofern die internen Buchführungspraktiken dies gestatten.
Sofern es bei einem Zuwendungsempfänger üblich ist, Reisekosten als indirekte Kosten abzurechnen, können sie auch in EU-Projekten nur als indirekte Projektkosten abgerechnet werden.

 

Verbrauchsmaterial (consumables)

Erstattet werden nur Kosten für Verbrauchsmaterialien, die für die Projektdurchführung notwendig sind und die während der Projektlaufzeit gekauft worden sind. Ferner muss der Projektbezug dem Kaufbeleg zu entnehmen sein und die Kosten müssen im Projektkonto aufgelistet werden. Bei der Abrechnung der Verbrauchsmaterialkosten müssen alle nicht erstattungsfähigen Kosten insbesondere die Mehrwertsteuer herausgerechnet werden. Sofern ein Zuwendungsempfänger bestimmte Verbrauchsgüter generell als indirekte Kosten abrechnet, können sie auch im EU-Projekt nicht als direkte Projektkosten abgerechnet werden.

 

Investitionen / Geräte (equipment)

Die angeschafften Geräte müssen für die Projektdurchführung erforderlich sein. Erstattungsfähig sind die nach den internen Buchführungsregeln des Zuwendungsempfängers ermittelten Abschreibungsraten. Wird das Gerät nicht ausschließlich für ein EU-Projekt genutzt, kann nur der jeweilige Nutzungsanteil im Projekt in Anrechnung gebracht werden. Der Nutzungsanteil des Gerätes muss entsprechend nachweisbar (z. B. durch Laborbücher) und auditierbar sein.

Im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm können auch bereits vor Projektstart an der Einrichtung vorhandene Anlagen, die noch nicht vollständig abgeschrieben sind, in EU-Projekten genutzt und weiter abgeschrieben werden.   Kosten für die Inbetriebnahme des Gerätes wie zum Beispiel Installationskosten können dem Anschaffungspreis zugeschlagen werden. Der Projektbezug für den Gerätekauf muss aus den Kaufbelegen hervorgehen, die Investitionskosten müssen im Projektkonto aufgelistet sein und nicht erstattungsfähige Kosten wie die Mehrwertsteuer von den Abschreibungsraten abgezogen werden.