Dritte sind Rechtspersonen, die nicht dem Konsortium angehören, d. h. sie sind nicht der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) beigetreten. Sie haben jedoch eine vertragliche Absprache mit einem oder mehreren Zuwendungsempfängern getroffen und leisten bestimmte Zuarbeiten zum Projekt.
Grundsätzlich geht die Europäische Kommission davon aus, dass das Konsortium in der Lage ist, das Projekt selbständig durchzuführen. Deshalb müssen die im Rahmen eines Projekts erstattungsfähigen Kosten auch bei den Zuwendungsempfängern selbst entstanden sein. Nur unter bestimmten Voraussetzungen akzeptiert die Kommission Zuarbeiten von Dritten und erstattet ggf. deren Kosten. In der Regel ist hierfür eine vorausgehende Vereinbarung zwischen dem Zuwendungsempfänger und der Kommission erforderlich. Die Leistungen des Dritten müssen im Annex I des Antrags benannt und von der KOM genehmigt werden. Leistungen Dritter können in Form von Sachleistungen, finanzielle Zuwendungen oder Zuarbeiten zur Verfügung gestellt werden.
Die Beteiligung Dritter in Projekten kann unterschiedliche Formen annehmen:
In diesem Fall führt der Dritte keine eigenen Arbeiten am Projekt durch, sondern stellt dem Projekt seine Ressourcen zur Verfügung, entweder entgeltlich oder unentgeltlich.
Der Dritte stellt dem Zuwendungsempfänger Ressourcen zur Verfügung, wobei er keine Erstattung seiner Kosten vom Zuwendungsempfänger verlangt. Der Zuwendungsempfänger kann jedoch die dem Dritten entstandenen tatsächlichen Kosten als erstattungsfähige Kosten im Rahmen des Projekts gegenüber der Kommission geltend machen. Beispiele für Ressourcen sind das Bereitstellen von Räume oder auch Personal. Der Zuwendungsemfpänger gibt diese dem Dritten entstandenen Kosten bei seiner Abrechnung im Formblatt C an. Die Kosten sind dabei in den Büchern des Dritten erfasst und erscheinen nicht in den Büchern des Zuwendungsempfängers.
Hier stellt der Dritte Ressourcen (z. B. Personal) zur Verfügung und verlangt hierführ eine entsprechende Bezahlung vom Zuwendungsempfänger. Die Vergütung darf dabei keinen Gewinn beinhalten. Der Zuwendungsempfängr wiederum macht diese Kosten im Formular als erstattungsfähige Projektkosten geltend und kann sie auch in seinen Büchern nachweisen.
Bei diesem Fall handelt es sich nicht um eine Leistung eines Dritten im eigentlichen Sinn, da der Zuwendungsempfänger seine eigenen, ihm tatsächlich entstandenen Kosten geltend macht.
2. Dritte führen Teile der Arbeit aus
In Ausnahmefällen können auch Dritte bestimmte Projektaufgaben ausführen. Der Dritte ist dabei gegenüber dem Zuwendungsempfänger, der ihn beauftragt hat verantwortlich. Gegenüber der Kommission bleibt weiterhin der Zuwendungsempfänger verantwortlich für die Erfüllung der Projekterbeiten.
Ein Unterauftragnehmer führt in der Regel spezielle Arbeiten durch, die der Zuwendungsempfänger so selbst nicht leisten kann. oder die Beauftragung eines spezialisierten Anbieters ist effizienter ist. Beispiele für Unteraufträge können sein: Audits, Drucke von Flyern oder Broschüren, Catering, Analyse von Proben, Einrichtung von Webseiten, Übersetzungsdienste etc.
Eine Vergabe von Unteraufträgen zwischen Zuwendungsempfängern eines Konsoriums ist nicht zulässig. Außerdem sollten Zuwendungsempfänger keine Unteraufträge an mit ihnen verbundene Rechtspersonen vergeben, da diese in der Regel über die Sonderklausel Nr. 10 einzubeziehen sind.
Unteraufträge müssen grundsätzlich im Annex I der Finanzhilfevereinbarung angegeben, begründet und vorab von der Kommission genehmigt werden. Nur ein Ausnahmefällen kann ein Unterauftrag noch nachträglich im Projekt vergeben werden, ohne dass er im Annex I speziell benannt ist. Dies ist bei sog. geringfügigen Aufgaben möglich, die zwar für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, aber keine Projektaufgabe im engeren Sinn darstellen. Beispiele für solche geringfühgigen Aufgaben sind das Drucken von Flyern oder Catering für ein Projektmeeting.
Definition
Unteraufträge grenzen sich durch die folgenden Kriterien von Dritten, die Ressourcen zur Verfügung stellen, ab:
Inhalt
Die Vergabe von Unteraufträgen darf nur bestimmte Zuarbeiten oder Dienstleistungen zum Projekt betreffen. Die Kernbestandteile der Projektarbeit, insbesondere die Forschungstätigkeiten, dürfen nicht an Unterauftragsnehmer ausgelagert werden, sondern müssen von den Zuwendungsemfpängern ausgeführt werden.
Die Aufgaben des Koordinators wie die Verteilung der Mittel oder Prüfung der Berichte nach Annex II.2.3 der Finanzhilfevereinbarung (sog. administrative Projektkoordination) dürfen ebenfalls nicht im Rahmen eines Unterauftrags vergeben werden.
Auch bei der Vergabe eines Unterauftrags bleibt der Zuwendungsemfpänger in vollem Umfang für die Erfüllung seiner Pflichten aus der Finanzhilfevereinbarung verantwortlich. Diese Verantwortung schließt die vom Unterauftragnehmer ausgeführten Arbeiten mit ein. Der Zuwendungsemfänger muss beispielsweise durch entsprechende vertragliche Regelung gewährleisten, dass neues geistiges Eigentum, das ggf. von einem Unterauftragnehmer geschaffen wird, beim Zuwendungsemfänger verbleibt.
Kosten
Zuwendungsempfänger können die Kosten des Unterauftrags als direkte erstattungsfähige Kosten gegenüber der Kommission geltend machen. Die Förderquote richtet sich dabei nach der vom Unterauftragnehmer ausgeübten Tätigkeit. So wird der Druck eines Flyers zur Verbreitung der Forschungsergebnisse als sonstige Aktivität z. B. mit 100% erstattet. Zuarbeiten im Forschungsbereich werden mit 50% bzw. 75%, je nach Status der Einrichung, gefördert.
Zuwendungsemfpänger, die ihre indirekte Kosten durch eine Pauschale erstattet bekommen, dürfen für Unterauftäge, die nicht auf ihrem Betriebsgelände ausgeführt werden, keinen Overhead berechnen.
Vergabe
Nach Annex II.7 Nr. 3 der Finanzhilfevereinbarung müssen Unterverträge an das wirtschaftlich günstigste Angebot (mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis) vergeben werden. Dabei muss jede Einrichtung die für sie geltenden Vergabeverfahren einhalten. Öffentliche Einrichtungen müssen sich beispielsweise an das nationale Vergaberecht halten und ihre Aufträge ggf. öffentlich aussreiben. In jedem Fall muss eine Vergabe nach den Grundsätzen der Transparenz und Gleichbehandlung durchgeführt werden, d. h. der Zuwendungsempfänger muss nachweisen können, dass:
Dabei kann auf bestehende Rahmenverträge zurückgegriffen werden, sofern sie auf den oben genannten Grundsätzen basieren.
Weitere Informationen zu Unteraufträgen finden Sie im Leitfaden zu finanziellen Angelegenheiten.
Neben Unterauftragnehmern dürfen auch mit einem Zuwendungsempfänger verbundene Rechtspersonen Teile der Arbeiten durchführen. Sie müssen dafür über die Sonderklausel Nr. 10 mit in die Finanzhilfevereinbarung aufgenommen wurde. Die Verbindung zwischen dem Zuwendungsempfänger und dem Dritten muss:
Beispiele für die Sonderklausel 10
Für die Erstattungsfähigkeit der anfallenden Kosten müssen die Dritten in der Sonderklausel 10 benannt werden sowie ihr Name, Aufgaben und Ressourcen in Annex I der Finanzhilfevereinbarung aufgelistet sein.
Die Vorgaben der KOM zur Erstattungsfähigkeit der Kosten sowie bzgl. der Förderungshöchstgrenzen, der Kontrollen und Überprüfungen gelten auch für die Dritten.
Jeder Dritte nach Sonderklausel 10 erfasst seine Kosten in einem individuellen Formblatt C und legt seine individuelle Prüfbescheinigung für Kostenabrechnungen unabhängig vom Zuwendungsempfänger vor. Der Zuwendungsempfänger reicht beide Formblätter sowie einen zusammenfassenden Bericht, in dem die Kosten des Zuwendungsempfängers und der Dritten gemeinsam erfasst sind, an die KOM weiter.
[PDF - 57,6 kB]
(URL: http://www.forschungsrahmenprogramm.de/_media/Infoblatt_Leistungen.pdf)