Leistungen Dritter / Third Party Contribution

Dritte (Third Party Contributions)

Ein Dritter ist jede Rechtsperson, die nicht dem Konsortium angehört, d.h. sie ist nicht der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) beigetreten. Der Dritte hat jedoch eine vertragliche Absprache mit einem der Zuwendungsempfänger getroffen.

Grundsätzlich soll das Konsortium in der Lage sein, das Projekt selbständig durchzuführen. Unter bestimmten Umständen akzeptiert die Europäische Kommission (KOM) jedoch Dritte, deren Kosten ggf. erstattungsfähig sind. Grundlage ist eine vorausgehende Vereinbarung zwischen dem Zuwendungsempfänger und der KOM. Die Leistungen des Dritten müssen konkret in Annex I benannt werden (vgl. Annex II, Art. II. 14) und von der KOM akzeptiert werden.

Leistungen Dritter sind entweder Sachleistungen oder finanzielle Zuwendungen, die einem Zuwendungsempfänger von einem Dritten zur Verfügung gestellt werden.

Die Beteiligung Dritter in Projekten kann zwei unterschiedliche Formen annehmen:

  1. Ressourcen werden einem Zuwendungsempfänger zur Verfügung gestellt (um den Zuwendungsempfänger in die Lage zu versetzen, seine Forschungstätigkeiten auszuführen)

    • unentgeltlich
    • entgeltlich
         
  2. Teile der Arbeiten werden durch den Dritten selbst ausgeführt

    • Unteraufträge (Subcontractor)
    • Sonderklausel Nr. 10, verbundene Rechtspersonen

 

1. Ressourcen werden einem Zuwendungsempfänger zur Verfügung gestellt:

In diesem Fall führt der Dritte keine eigenen Arbeiten am Projekt durch, sondern stellt dem Projekt seine Ressourcen zur Verfügung, entweder entgeltlich oder unentgeltlich.

  1. Kostenfreie Bereitstellung (d.h. es erfolgt keine Erstattung gegenüber dem Dritten durch den Zuwendungsempfänger)

Der Dritte stellt dem Zuwendungsempfänger Ressourcen zur Verfügung, die der Zuwendungsempfänger ihm nicht erstattet. Der Zuwendungsempfänger macht die angefallenen tatsächlichen Kosten jedoch als erstattungsfähige Kosten im Rahmen des Projekts gegenüber der KOM geltend.

Die Kosten des Dritten werden vom Zuwendungsempfänger in seinem Formblatt C angegeben, müssen jedoch in den Büchern des Dritten erfasst sein und erscheinen nicht in den Büchern des Zuwendungsempfängers.

  1. Der Zuwendungsempfänger erstattet dem Dritten die Kosten

Hier stellt der Dritte Ressourcen zur Verfügung, die vom Zuwendungsempfänger vergütet werden. Die Vergütung darf keinen Gewinn beinhalten. Der Zuwendungsempfänger macht die tatsächlich angefallenen erstattungsfähigen Kosten des Dritten bei der KOM geltend.

Hier erscheinen die Kosten in den Büchern des Zuwendungsempfängers und sind daher als dem Zuwendungsempfänger entstandene Kosten anzusehen. Der Dritte muss notwendige Informationen für die Überprüfung der Erstattungsfähigkeit der Kosten dem Zuwendungsempfänger zur Verfügung stellen.

2. Teile der Arbeit werden durch Dritte ausgeführt

Im Ausnahmefall führt der Dritte selbst bestimmte Projektaufgaben aus, auch wenn er die Finanzhilfevereinbarung nicht unterzeichnet hat.

Der Dritte führt Teile der Arbeiten direkt aus und ist hierfür gegenüber dem Zuwendungsempfänger, von dem er beauftragt worden ist, verantwortlich. Gegenüber der KOM bleibt weiterhin der Zuwendungsempfänger verantwortlich.

Zwei Fälle sind hier möglich:

  1. Unterauftragnehmer (Subcontractor)

Ein Unterauftragnehmer führt in der Regel Spezialaufgaben durch, die der Zuwendungsempfänger nicht selbst ausführen kann oder die Inanspruchnahme der Leistungen eines spezialisierten Anbieters ist effizienter. Beispiele für Unteraufträge können sein: Audit, Druck eines Flyers, Catering, Errichtung einer Internetseite etc.

Eine Vergabe von Unteraufträgen zwischen Zuwendungsempfängern ist nicht zulässig.

Der zu vergebene Unterauftrag muss vorab von der KOM genehmigt und in Annex I der Finanzhilfevereinbarung aufgenommen worden sein.

Merkmale

Unteraufträge haben folgende Merkmale:

  • Der Vertrag zwischen dem Zuwendungsempfänger und dem Dritten basiert auf marktüblichen Geschäftsbedingungen (d.h. u.a. Gewinnerzielung)
  • Der Unterauftragnehmer führt den Teil der Arbeiten selbst aus und stellt nicht nur Ressourcen zur Verfügung
  • Er arbeitet ohne direkte Beaufsichtigung des Zuwendungsempfängers
  • Arbeitsplatz und Buchführungsregeln unterscheiden sich im Regelfall von denen des Zuwendungsempfängers
  • Motivation des Unterauftragnehmers ist rein finanziell und nicht projektorientiert

Inhalt

Die Vergabe von Unteraufträgen darf nur bestimmte Teile des Projekts betreffen, d.h. Kernbestandteile der Projektarbeit dürfen nicht an Unterauftragsnehmer übertragen werden. Sollen Kernaufgaben des Projekts auf den Dritten ausgelagert werden, muß dies mit der KOM abgesprochen werden. Ggf. kann der Unterauftragnehmer als Zuwendungsempfänger der Finanzhilfevereinbarung beitreten.

In der Regel betreffen Unteraufträge nicht die Forschungstätigkeit an sich, sondern Aufgaben und Tätigkeiten, die zur Ausführung der Forschung des Projekts notwendig sind, wie z.B. Dienstleistungen und Projektarbeiten.

Koordinierungsaufgaben des Koordinators, wie die Verteilung der Mittel, die Prüfung der Berichte und weitere Aufgaben, die in Art. II.2.3 genannt sind, können nicht in Unteraufträgen vergeben werden. Andere Projektmanagementtätigkeiten bzw. Zuarbeiten zum Projektmanagement können u.U. in Abstimmung mit der KOM als Unterauftrag vergeben werden.

Kosten

Die Kosten des Unterauftrags sind Bestandteil der direkten Kosten des Zuwendungsempfängers und werden in den Büchern des Zuwendungsempfängers erfasst.

Sofern die Kosten für den Unterauftrag den Voraussetzungen für die Vergabe von Unteraufträgen gem. Art. II.7 entsprechen, können diese Kosten durch den Zuwendungsempfänger als erstattungsfähige Kosten gem. Art. II.14 der Finanzhilfevereinbarung gegenüber der KOM geltend gemacht werden.

Vergabeverfahren

Gem. Art. II.7 Nr. 3 muss ein Untervertrag an das wirtschaftlich günstigste Angebot (mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis) vergeben werden. Das Vergabeverfahren der jeweiligen Institution muss dabei beachtet werden und nach den Grundsätzen der Transparenz und der Gleichbehandlung durchgeführt werden.

Der Zuwendungsempfänger müssen den Nachweis erbringen können, dass:

  • die Einreichungs- und Auswahlkriterien eindeutig und für jede Rechtsperson, die ein Angebot einreicht, identisch sind
  • bei der Angebotsauswahl keine Interessenkonflikte vorliegen
  • die Auswahl auf Basis des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses erfolgte

Bestehende Rahmenverträge können für die Durchführung von Aufgaben verwendet werden, sofern sie auf den o.g. Grundsätzen des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses und der Transparenz basieren.

  1. Rechtspersonen, die der Sonderklausel Nr. 10 unterliegen

Rechtspersonen, die der Sonderklausel Nr. 10 unterliegen, dürfen Teile der Arbeiten für einen Zuwendungsempfänger durchführen.

Voraussetzung hierfür ist, dass die Sonderklausel über Art. 7 des Kernvertrags der Finanzhilfevereinbarung aufgenommen wurde.

Die Sonderklausel Nr. 10 bezieht sich auf Dritte, die mit einem Zuwendungsempfänger verbunden sind, d.h. es muss eine Beziehung zwischen dem Dritten und dem Zuwendungsempfänger bestehen.

Diese Beziehung muss:

  • ihrer Art nach breit angelegt sein und darf nicht auf das Projekt bzw. auf die abgeschlossene Finanzhilfevereinbarung begrenzt sein, d.h.:
  • die Dauer muss über die Projektlaufzeit bestehen
  • es muss eine formelle externe Anerkennung dieser Verbindung vorliegen.

Folgende Fälle unterliegen der Sonderklausel: (vgl. Financial Guide II.14, S. 36 f.)

  • Gemeinsame Forschungseinheiten (GFE)
  • Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV)
  • Verbundene Rechtspersonen
  • Gruppierungen

Für die Erstattungsfähigkeit der anfallenden Kosten müssen die Dritten in der Sonderklausel 10 benannt werden sowie ihr Name, Aufgaben und Ressourcen in Annex I der Finanzhilfevereinbarung aufgelistet sein.

Die Vorgaben der KOM zur Erstattungsfähigkeit der Kosten sowie bzgl. der Förderungshöchstgrenzen, der Kontrollen und Überprüfungen gelten auch für die Dritten.

Jeder Dritte nach Sonderklausel 10 erfasst seine Kosten in einem individuellen Formblatt C und legt seine individuelle Prüfbescheinigung für Kostenabrechnungen unabhängig vom Zuwendungsempfänger vor. Der Zuwendungsempfänger reicht beide Formblätter sowie einen zusammenfassenden Bericht, in dem die Kosten des Zuwendungsempfängers und der Dritten gemeinsam erfasst sind, an die KOM weiter.

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