Kostenmodelle des 7.FRP - Indirekte Kosten

Einleitung

Die Kostenmodelle des 6. FRP wurden im 7. FRP abgeschafft. Es wird nicht mehr zwischen Vollkostenmodell (Full Cost Model - FC), Vollkostenmodell mit pauschalierter Overheadrate (Full Cost Flat Rate - FCF) und Zusatzkostenmodell (Additional Cost Modell - AC) unterschieden. Alle Zuwendungsempfänger rechnen ihre direkten Kosten in voller Höhe ab. Für die indirekten Kosten (Overheads oder Gemeinkosten) kann der Zuwendungsempfänger, auch je nach Art seiner Buchführung, zwischen der Erstattung der tatsächlich entstandenen indirekten Kosten oder der Erstattung der indirekten Kosten über eine Pauschale wählen.

Indirekte Kosten

Indirekte Kosten sind anteilige Aufwendungen, die einem Projekt nicht direkt zugeordnet werden können, die aber in unmittelbarem Zusammenhang mit den direkten erstattungsfähigen Projektkosten entstehen. Indirekte Kosten werden auch als Overheadkosten oder Gemeinkosten bezeichnet. Beispiele für typische indirekte Kosten sind:

  • Raummieten
  • Stromkosten
  • Heizungskosten
  • Telefonausgaben
  • Versandkosten
  • Kopierkosten
  • Aufwendungen für Reinigungsdienste
  • strukturelle Kosten und Betreuungskosten (z.B. Verwaltungspersonal, technisches Personal etc.)

Zur Berechnung der indirekten Kosten gibt es im 7. FRP mehrere Möglichkeiten, abhängig von der Art der Einrichtung und dem verwendeten Buchführungssystem gibt es folgende Abrechungsmodalitäten:

  1. Abrechnung der tatsächlichen indirekten Kosten (Actual Indirect Cost)
  2. Abrechnung der tatsächlichen indirekten Kosten nach einer vereinfachten Berechnungsmethode (Simplified Method)
  3. Pauschalsatz i.H.v. 20 % (Standard Flat Rate of 20 %)
  4. Übergangspauschalsatz i.H.v. 60 % (Special Transitional Flate Rate of 60 %)

1. Abrechnung der tatsächlichen indirekten Kosten - (Actual Indirect Cost)

Zuwendungsempfänger mit einem analytischen Buchführungssystem, die ihre indirekten Kosten gemäß den Kriterien für die Erstattungsfähigkeit von Kosten nach Annex II.14 feststellen, gruppieren, nachweisen und beziffern können, haben die Möglichkeit, diese tatsächlich entstandenen und belegbaren indirekten Kosten anzugeben und abzurechnen. Zuwendungsempfänger, die ihre tatsächlichen indirekten Kosten in Rechnung stellen wollen, müssen ihre tatsächlichen indirekten Kosten anhand eines fairen "Schlüssels" oder "Mechanismus" ermitteln können, der die Aufteilung der Kosten aus dem "indirekten Kostenpool" auf die verschiedenen Projekte ermöglicht. Verschiedene Zuordnungsmethoden sind akzeptabel, solange sie den allgemeinen Buchführungspraktiken des Zuwendungsempfängers genügen, z.B. die Zuweisung der indirekten Kosten zum Projekt über die Personalstunden in Form eines Prozentsatzes der Personalkosten oder nach einem festen Stundensatz. Willkürliche Schlüssel können nicht akzeptiert werden. Diese Methode stimmt mit dem aus dem 6. FRP bekannten Vollkostenmodell (Full Cost Model - FC) überein.

2. Abrechnung der tatsächlichen indirekten Kosten nach einer vereinfachten Berechnungsmethode - (Simplified Method)

Die vereinfachte Methode zur Berechnung der tatsächlichen indirekten Kosten ist eine Möglichkeit zur Angabe indirekter Kosten für Zuwendungsempfänger, die ihre indirekten Kosten nicht auf detailliert aufteilen (Abteilungen, Institute, Fakultäten etc.) sondern nur auf Ebene der gesamten Rechtsperson zusammenfassen, identifizieren und beziffern können. Die vereinfachte Berechnungsmethode kann angewandt werden, wenn die Zuwendungsempfänger kein Buchführungssystem mit detaillierter Kostenzuweisung besitzen.

 

Die Mindestanforderungen an das Buchführungssystem als Voraussetzung für die korrekte Umsetzung einer vereinfachten Berechnungsmethode beziehen sich auf folgende Punkte:

  • Buchführungssystem muss Ermittlung und Abzug der nicht erstattungsfähigen Kosten (hier: Mehrwertsteuer) sicherstellen
  • Buchführungssystem muss die Zuteilung des "indirekten Kostenpools" auf Ebene der gesamten Rechtsperson auf die einzelnen Projekte mittels eines fairen Mechanismus, einer fairen Basis, wie z.B. die Gesamtproduktivstunden, ermöglichen

Für die Anwendung einer vereinfachten Berechnungsmethode ist keine vorherige Registrierung oder Bestätigung durch die Europäische Kommission notwendig. Die Zuwendungsempfänger tragen selbst die Verantwortung, dass die vereinfachte Berechnungsmethode den Mindestanforderungen an das Buchführungssystem genügt.

3. Pauschalsatz in Höhe von 20% - (Standard Flat Rate of 20%)

Der Pauschalsatz in Höhe von 20% steht jedem Zuwendungsempfänger unabhängig von seinem Buchführungssystem offen. Bei ihrem ersten Projekt, das Zuwendungsempfänger im 7. FRP durchführen möchten, können sie sich aus Vereinfachungsgründen für den Pauschalsatz von 20% entscheiden. In Folgeprojekten steht es jedem Zuwendungsempfänger frei, sich weiter zu spezialisieren und seine indirekten Kosten auf Basis von tatsächlichen Kosten entweder als tatsächliche indirekte Kosten oder mit einer vereinfachten Berechnungsmethode anzugeben. Nur wenn ein Zuwendungsempfänger sich einmal entschieden hat, seine indirekten Kosten genauer und auf Basis der tatsächlichen Kosten auszuweisen, kann er nicht mehr zu einer Flat-Rate-Methode zurück wechseln.

Der Vorteil einer Flat-Rate-Methode besteht darin, dass die indirekten Kosten nicht nachgewiesen, auditiert und zertifiziert werden müssen.

Die Kalkulationsgrundlage für den Pauschalsatz bilden die erstattungsfähigen, tatsächlichen direkten Projektkosten ohne die Kosten für Unteraufträge und für Beiträge Dritter zum Projekt. Das bedeutet, 20% aller erstattungsfähigen, tatsächlichen direkten Projektkosten (ohne die Kosten für Unteraufträge und für Beiträge Dritter) können als Betrag bei dieser Flat-Rate-Methode in Ansatz gebracht werden.

4. Übergangspauschalsatz in Höhe von 60% (Special Transitional Flat Rate of 60%)

Für die Anwendbarkeit dieses Übergangspauschalsatzes müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Status der Zuwendungsempfänger
Dieser Übergangspauschalsatz ist nur bestimmten Zuwendungsempfängern vorbehalten:
  • nicht auf Gewinnerzielung ausgerichtete öffentliche Einrichtungen
  • höhere und Hochschulbildungseinrichtungen
  • Forschungseinrichtungen
  • KMU
    • Der Übergangspauschalsatz ist für diese bestimmten Zuwendungsempfänger auch nur so lang anwendbar, wie diese Zuwendungsempfänger ihren Status und ihre Rechtsform behalten.
    1.  Buchführungssystem der Zuwendungsempfänger
    Der Übergangspauschalsatz ist für solche Zuwendungsempfänger vorgesehen, deren Buchführungssystem die tatsächlichen indirekten Kosten auf das Projekt bezogen nicht mit Sicherheit feststellen, angeben und ausweisen kann.
    1. Förderinstrument / Art der Förderform
    Der Übergangspauschalsatz ist nur für Förderinstrumente anwendbar, die Forschungs- und Entwicklungs- sowie Demonstrationsaktivitäten umfassen:
  • Verbundprojekte (collaborative project)
  • Exzellenznetzwerke (Networks of Excellence)

    • Auch der Übergangspauschalsatz giltt als Berechnungsbasis für die erstattungsfähigen, tatsächlichen direkten Projektkosten ohne die Kosten für Unteraufträge und für Beiträge Dritter zum Projekt. 60% aller erstattungsfähigen, tatsächlichen direkten Projektkosten (ohne die Kosten für Unteraufträge und für Beiträge Dritter) können als Betrag für die indirekten Kosten bei dieser Flat-Rate-Methode in Ansatz gebracht werden.

    Dieser Übergangspauschalsatz in Höhe von 60% gilt für alle Ausschreibungen des 7. Forschungsrahmenprogramms.

     

    Entscheidungsbaum

     

    Erstattung indirekter Kosten für Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahmen (Coordination and Support Action - CSA) mit maximal 7% der direkten Projektkosten

    Bei Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahmen werden jedem Zuwendungsempfänger indirekte Kosten maximal in Höhe von 7% aller erstattungsfähigen, tatsächlichen direkten Projektkosten ohne die Kosten für Unteraufträge und für Beiträge Dritter zum Projekt erstattet. Es handelt sich hier um eine Obergrenze und nicht um einen weiteren Pauschalsatz. Zuwendungsempfänger, die ihre indirekten Kosten nach tatsächlichen indirekten Kosten abrechnen, müssen auch bei Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahmen ihre tatsächlichen indirekten Kosten in voller Höhe angeben und nachweisen und im Falle einer Prüfbescheinigung auch auditieren lassen, obwohl auch ihnen nur 7% aller erstattungsfähigen, tatsächlichen direkten Projektkosten (ohne die Kosten für Unteraufträge und für Beiträge Dritter zum Projekt) erstattet werden. Wer Pauschalsätze (20% / 60%) für die Abrechnung der indirekten Kosten verwendet, erhält ebenfalls einen Erstattungsbetrag für die indirekten Kosten in Höhe von 7% aller erstattungsfähigen, tatsächlichen direkten Projektkosten, muss aber aufgrund der Verwendung von Pauschalsätzen (20% / 60%) seine indirekten Kosten nicht einzeln nachweisen.

    Die Anwendung des erhöhten Übergangspauschalsatzes von 60% ist für Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahmen nicht vorgesehen, da in diesem Förderinstrument keine Forschungs- und Entwicklungs- oder Demonstrationsaktivitäten durchgeführt werden. Zuwendungsempfänger, die üblicherweise die Übergangspauschale als Abrechnungsmethode für die indirekten Kosten nutzen, müssen für die Durchführung einer Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahme nicht ihre Berechnungsmethode für die indirekten Kosten ändern. Die Übergangspauschale von 60% ist lediglich nicht anwendbar und es erfolgt die Ermittlung der indirekten Kosten mit dem Pauschalsatz von 20%, wobei bei der Berechnung des endgültigen EU-Zuwendungsbetrages die Obergrenze von 7% für die indirekten Kosten berücksichtigt werden muss.

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