Indirekte Kosten sind anteilige Aufwendungen, die einem Projekt nicht direkt zugeordnet werden können, die aber in unmittelbarem Zusammenhang mit den direkten erstattungsfähigen Projektkosten entstehen. Indirekte Kosten werden auch als Overheadkosten oder Gemeinkosten bezeichnet. Beispiele für indirekte Kosten sind:
Zuwendungsempfänger haben vier verschiedene Möglichkeiten zur Abrechnung der indirekten Kosten:
Zuwendungsempfänger mit einem analytischen Buchführungssystem, die ihre indirekten Kosten gemäß den Kriterien für die Erstattungsfähigkeit nach Annex II.14 feststellen, gruppieren und nachweisen können, dürfen diese tatsächlich entstandenen indirekten Kosten abrechnen.
Zur Berechnung der indirekten Kosten, die in den einzelnen EU-Projekten anfallen, braucht die Organisation einen fairen „Schlüssel“ bzw. „Mechanismus“. Die Kommission akzeptiert dabei verschiedene Methoden, solange sie den allgemeinen Buchführungspraktiken des Zuwendungsempfängers genügen und keinen willkürlichen Schlüssel darstellen. Akzeptiert wird beispielsweise die Zuweisung der indirekten Kosten zum Projekt über Personalstunden in Form eines Prozentsatzes.
Zuwendungsempfänger, die nicht über eine analytische Buchführung mit detaillierter Kostenzuweisung verfügen, können ihre indirekten Kosten mit einer vereinfachten Berechnungsmethode ermitteln. Diese Einrichtungen können zwar ihre indirekten Kosten für die gesamte Rechtsperson beziffern, diese aber nicht auf detaillierten Ebenen wie Abteilungen, Institute, Fakultäten etc. herunterbrechen.
Voraussetzungen für die vereinfachte Berechnungsmethode sind:
Darüber hinaus ist keine vorherige Registrierung oder Bestätigung durch die Europäische Kommission erforderlich. Die Zuwendungsempfänger tragen selbst die Verantwortung, dass die vereinfachte Berechnungsmethode den Anforderungen genügt.
Die Kalkulationsgrundlage für die Abrechung der indirekten Kosten mit einer Pauschale sind alle erstattungsfähigen direkten Projektkosten abzüglich der Kosten für Unteraufträge und die Kosten für Beiträgen Dritter, die nicht auf dem Betriebsgelände des Zuwendungsempfängers tätig werden.
Der 20% Pauschalsatz steht jedem Zuwendungsempfänger unabhängig von seinem Buchführungssystem offen. Vor ihrer ersten Teilnahme im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm können sich alle Zuwendungsempfänger für den Pauschalsatz von 20% entscheiden, auch wenn sie über eine analytische Buchführung verfügen. In Folgeprojekten steht es jedem Zuwendungsempfänger frei, sich weiter zu spezialisieren und seine indirekten Kosten auf Basis von tatsächlichen Kosten anzugeben. Wenn sich ein Zuwendungsempfänger einmal entscheidet, seine indirekten Kosten auf Basis der tatsächlichen Kosten auszuweisen, kann er allerdings nicht mehr auf eine Pauschale zurückgreifen.
Damit Zuwendungsempfänger den besonderen Pauschalsatz von 60% anwenden können, müssen die folgenden drei Voraussetzungen erfüllt sein:
a) Status
Der 60%ige Pauschalsatz steht nur Forschungseinrichtungen, mittleren und höheren Bildungseinrichtungen (Hochschulen), KMU sowie nicht auf Gewinnerzielung ausgerichteten öffentlichen Einrichtungen zu.
b) Buchführungssystem
Er ist darüber hinaus nur für Einrichtungen vorgesehen, die aufgrund ihres Buchführungssystems nicht in der Lage sind, ihre tatsächlichen indirekten Projektkosten festzustellen und sie den Projekten zuzuordnen.
c) Förderinstrument
Außerdem ist der besondere Pauschalsatz von 60% Förderinstrumenten vorbehalten, die Forschungs- und Entwicklungs- bzw. Demonstrationstätigkeiten umfassen. Dies sind Verbundprojekte (einschließlich der Forschung zugunsten spezieller Gruppen wie KMU) und Exzellenznetzwerke.
Ändert sich der Status oder das Buchführungssystem innerhalb eines Projekts, rechnet die Einrichtung das laufende Projekt mit der ursprünglich angesetzten Methode zur Berechnung der indirekten Kosten zu Ende. Erst für neue Projekte, die nach Statusänderung bzw. Umstellung kann auf eine andere Methode umgestellt werden.
Beispiel: Eine Einrichtung verliert ihren KMU Status, weil sie über die vorgegebene Mitarbeiteranzahl und Bilanzsumme überschreitet. Laufende Projekte im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm rechnet die Einrichtung mit der 60% Pauschale zu Ende. Für alle neuen Projekte steht ihr die 20% Pauschale zu.
Entscheidet sich ein Zuwendungsempfänger bei seiner ersten Beteiligung am 7. EU-Forschungsrahmenprogramm für den Pauschalsatz von 20% bzw. 60%, kann er für spätere Beteiligungen (z. B. wenn er sein Buchführungssystem auf Vollkostenrechnung umstellt) die Abrechnung der tatsächlichen indirekten Kosten wählen. Nach einem Wechsel von einer Pauschale zur Abrechnung mit tatsächlichen indirekten Kosten oder der vereinfachten Berechnungsmethode kann der Zuwendungsempfänger nicht mehr zurück zu einer Pauschale wechseln.
Bei Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahmen werden jedem Zuwendungsempfänger indirekte Kosten maximal in Höhe von 7% aller erstattungsfähigen direkten Projektkosten (ohne die Kosten für Unteraufträge und die Kosten von Beiträgen Dritter) erstattet. Hintergrund ist, dass gemäß der EU-Haushaltsordnung das Gebot der Kofinanzierung gilt und die Kommission Projekte nur anteilig fördern darf. Da bei den sog. CSA (coordination and support actions) die Förderquote für die direkten Kosten des Projekts bereits 100% beträgt, ist die Förderung der indirekten Kosten auf maximal 7% begrenzt.
Diese 7% sind keine Pauschale, sondern eine maximale Obergrenze. Das bedeutet, dass Zuwendungsempfänger, die tatsächliche indirekte Kosten abrechnen, auch bei CSA ihre Kosten in voller Höhe angeben und nachweisen müssen, auch wenn ihnen nur 7% der erstattungsfähigen direkten Kosten erstattet werden.
Zuwendungsempfängern, die sonst mit der 60% Pauschale rechnen, können diesen Satz nicht anwenden, da im Rahmen von Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahmen keine Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten gefördert werden. Sei müssen stattdessen die 20% Pauschale verwenden und erhalten 7% der direkten Kosten erstattet. Die indirekten Kosten müssen bei Verwendung der Pauschale allerdings nicht nachgewiesen werden.
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(URL: http://www.eua.be/fileadmin/user_upload/files/Publications/Financially_Sustainable_Universities.pdf)