Zu Beginn der Antragsphase sollten sich alle Projektpartner über die Rollenverteilung innerhalb des Konsortiums einigen und festlegen, wer als Koordinator/in des Projektes primäre/r Ansprechpartner/in der Kommission im Falle einer erfolgreichen Antragstellung sein wird. Grundsätzlich gibt es vier Rollen bzw. Aufgaben, die innerhalb eines Projektantrags übernommen werden können.
Die Aufgabe beginnt bereits mit der Koordinierung der Antragstellung und einreichung und überdauert die gesamte Projektlaufzeit sowie die Nachbereitung des Projektes. Die Koordinatoren sind alleinige Ansprechpartner für die Europäische Kommission für alle das Projekt betreffenden Fragen. Sie koordinieren auch die Erstellung aller Berichte, die das Projekt an die Kommission übermitteln muss. Ihre Ansprechpartner in der Europäischen Kommission sind der „scientific officer“, der Ihr Projekt inhaltlich begleitet und der „administrative officer“, der für die Prüfung der administrativen und finanziellen Aspekte Ihres Projektes zuständig ist.
„Work package leader“ übernehmen die Verantwortung für ein im Antrag definiertes Arbeitspaket und stimmen sich entsprechend zum Projektplan mit den Leiter/innen der anderen Arbeitspakete bzw. mit den anderen Partnern ab. In dieser Funktion sind sie ebenfalls für die Erstellung von Berichten über Ihr Arbeitspaket zuständig, die sie fristgemäß dem Koordinator zur Erstellung des Gesamtberichtes zuschicken.
Alle am Projekt beteiligten Einrichtungen werden offiziell als Zuwendungsnehmer oder -empfänger (beneficiaries) bezeichnet. Der Arbeitsaufwand für Projektpartner, die keine koordinierende Funktion innerhalb eines Projektes übernehmen ist mit überschaubarem Aufwand verbunden und ein sehr guter Einstieg in die Welt der Forschungsförderung auf europäischer Ebene.
In beschränktem Umfang können sich Einrichtungen auch als Unterauftragnehmer („subcontractor“) an einem EU-Projekt beteiligen, in dem sie für einen Projektpartner eine fest definierte Leistung, z. B. einen Teil der wissenschaftlichen Arbeit (Teil-Experiment) erbringen. Unterauftragnehmer sind jedoch kein direkter Vertragspartner der Europäischen Kommission und können in dieser Rolle auch nicht Eigentümer von Projektergebnissen sein, die ggf. von Ihnen im Rahmen Ihrer Tätigkeit erarbeitet wurden. Diese gehen auf den Projektpartner von dem sie beauftragt wurden über.