Unteraufträge im 7. FRP

1. Was ist ein Unterauftrag (subcontract)
2. Voraussetzungen für einen Unterauftrag
3. Vergabevorschriften
4. Rechte und Pflichten des Auftragnehmers
5. Unteraufträge im Vergleich zu Leistungen Dritter und Beschaffungen
6. Unteraufträge bei Audit-Zertifikaten

 

I. Was ist ein Unterauftrag?

Ein Unterauftrag (subcontract) ist eine zwischen einem Vertragspartner und einem oder mehreren Unterauftragnehmern speziell für das Projekt geschlossene Vereinbarung über die Erbringung von Dienstleistungen im Zusammenhang mit Aufgaben, die für das Projekt verlangt werden und die der Vertragspartner selbst nicht ausführen kann. Ein Unterauftragnehmer (subcontractor) ist ein Dritter, der in Annex I der Zuwendungsvereinbrung definierte Aufgaben oder kleinere Aufgaben, die nicht mit den Kernaufgaben des Projektes zusammenhängen, über einen Auftrag mit einem oder mehreren Vertragspartnern durchführt (Annex II, Art. 7.1).
 

II. Voraussetzungen für einen Unterauftrag

(Gemäß Musterzuwendungsvereinbarung Annex II, Art. 7)

Folgende Bedingungen müssen für die Vergabe von Unteraufträgen an Dritte erfüllt werden:

• die Vergabe von Unteraufträgen ist notwendig für die Durchführung des Projektes;
• Unteraufträge decken nur einen begrenzten Teil des Projekts ab;
• Geplante Unteraufträge werden im Annex I der Zuwendungsvereinbarung zusammen mit dem dafür vorgesehenen Budget aufgeführt
• kleinere Unteraufträge für Dienstleistungen, die nicht per se Projektaufgaben darstellen und nicht im Annex I aufgeführt werden, können im Laufe der Projektimplementierung vergeben werden (z. B. Konferenzorganisation, Druckaufträge, Catering etc.)
• Unteraufträge zwischen den Projektpartner untereinander sind nicht möglich!
• Es darf sich bei dem Unterauftrag nicht um von den Vertragspartnern selbst erbringbare Leistungen handeln.
• Zu beachten ist insbesondere, dass das generierte Wissen (IPR) immer dem Auftraggeber gehört, und dass relevante Bestimmungen aus dem Mustervertrag auch auf den Unterauftragnehmer Anwendung finden

 

III. Vergabevorschriften:

Unteraufträge an öffentlichen Einrichtungen / Public bodies

Öffentliche Einrichtung und Körperschaften des öffentlichen Rechts müssen die Beschaffungs-prinzipien und Weisungsbefugnisse ihrer staatlichen Dienststellen beachten. Sie unterliegen ihrer nationalen Gesetzgebung.

Bei Unteraufträgen, die bestimmte Beträge übersteigen, muss die Richtlinie über die Vergabe öffentlicher Dienstleistungsaufträge beachtet werden. Wird der in der Vergaberichtlinie festgelegte Schwellenwert überschritten, so ist die Veröffentlichung einer Ausschreibung, entweder national oder sogar EU-weit, obligatorisch. Für Unteraufträge unterhalb des Schwellenwertes müssen eventuell internen Regelungen beachtet werden.

Juristische Personen des Privatrechts / Privat legal entities

Juristische Personen des Privatrechts können ihre eigenen internen Regelungen bei der Vergabe von Unteraufträgen anwenden, wobei sie normalerweise drei Angebote einholen sollten. Eine öffentliche Ausschreibung ist hier nicht erforderlich.

Überprüfung durch die Kommission (Annex II, Art. 29)

Bei einer Überprüfung der Kommission (finanzielles oder technisches Audit), müssen die Vertragspartner darlegen können, dass sie die Bedingungen der Transparenz und der Gleichberechtigung bei der Auswahl des Unterauftragnehmers beachtet haben. Das Auswahlkriterium muss auf dem besten Preis-/Leistungsverhältnis basieren.

 

Weitere Anforderungen

Die Vertragspartner sind für alle Rechte und Pflichten des EU-Vertrages verantwortlich, ebenso für die Arbeiten, die von dem Unterauftragnehmer durchgeführt werden.

Der Vertragspartner muss sicherstellen, dass etwaige Eigentumsrechte, die durch einen Unterauftragnehmer generiert werden, auf den Vertragspartner und somit auf den Unterauftraggeber übergehen. Zusätzlich muss der Vertragpartner in dem Unterauftrag die jeweiligen Regelungen des Mustervertrages beachten.

IV. Rechte und Pflichten des Unterauftragnehmers

Der Unterauftragnehmer wird für seinen Beitrag zum Projekt durch den Vertragspartner, der ihn beauftragt hat, bezahlt. Er führt nur Handlungen für den Vertragspartner durch und steht nicht in einem direkten Verhältnis zur EU-Kommission; d.h. er hat keine Rechte und Verpflichtungen direkt gegenüber der Kommission. Er muss jedoch bestimmte Vorschriften des Annex II, wie beispielsweise die Regelungen über die Vertraulichkeit beachten und seine Belege im Falle einer Überprüfung durch die Kommission bis zu 5 Jahre nach Projektende aufheben.
 

V. Abgrenzung von Unteraufträgen zu Leistungen Dritter und Beschaffungen

• Unterauftrag:
  Bei einem Unterauftrag liegt ein direkter Vertrag zwischen dem Vertragspartner der Kommission "A" und dem Unterauftragnehmer "B" vor. Ein Indiz für einen Unterauftrag ist die preisliche Vereinbarung zwischen A und B für die Dienstleistung (diese enthält meist Gewinn).
• Leistungen Dritter (Third party contributions):
  Bietet "B" dem "A" eine Arbeitsleistung innerhalb des Projektes an (basierend auf einem Vor-Vertrag und gegen Geld, meist ohne Gewinn), dann würde dies eher für eine Leistung eines Dritten sprechen. Die Voraussetzungen für die Einstufung als Leistungen Dritter müssten vorliegen.

Es ist möglich, dass die Beschaffung von Verbrauchsmaterial auch die dazugehörige Dienstleistung mit beinhaltet. Abhängig von der Natur der Dienstleistung kann sie entweder als Unterauftrag oder als Teil der Ausstattung eingeordnet werden. Ist die Dienstleistung Teil des "Paketes" des Ausstattungseinkaufes, so wird sie dieser auch zugeordnet und ist somit kein Unterauftrag.

Unteraufträge können jedoch ebenso Kosten für verschiedene Dienstleistungen enthalten, wie z.B. die Anmietung eines Raumes und die Bestellung eines Catering-Service für eine Konferenz oder die Erteilung von Druckaufträgen für die notewendigen Unterlagen einer bevorstehenden Konferenz im Rahmen des EU-Projektes.

VI. Unteraufträge bei Audit-Zertifikaten

ie Beauftragung eines externen Wirtschaftsprüfers ist ein Unterauftrag zwischen dem Vertragspartner (Contractor) und dem externen Prüfer. Hier kann auch der Wirtschaftsprüfer beauftragt werden, der bereits üblicherweise für den Vertragspartner tätig ist.

Öffentliche Einrichtungen mit eigener Innenrevision schließen keine Unterverträge mit ihrer Innenrevision ab.

Da der externe Prüfer unter transparenten Bedingungen ausgewählt werden muss, ist auch hier Annex II, Art. 6 mit all seinen Voraussetzungen zu berücksichtigen. Wird auf einen Wirtschaftsprüfer zurückgegriffen, mit dem man üblicherweise geschäftlich zusammenarbeitet, so wird vermutet, dass die Vergabevorschriften bereits bei dessen Auswahl beachtet wurden.

Die Kosten für Audit-Zertifikate müssen als erstattungsfähige Kosten unter der Rubrik Managementkosten des Konsortiums angesiedelt werden. Die hier anfallende MwSt. stellt keine erstattungsfähigen Kosten dar und muss von dem Rechnungsbetrag abgezogen werden.