Finanzhilfevereinbarungen

Finanzhilfevereinbarung

Verhandlung der Finanzhilfevereinbarung

Inkrafttreten der Finanzhilfevereinbarung

Start des Projektes

Sonderklauseln (Special Clauses)

Geltendes Recht

Änderungen der Finanzhilfevereinbarung

 

 

Finanzhilfevereinbarung

Die Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) wird zwischen der Europäischen Kommission (KOM) und dem Konsortium geschlossen und beinhaltet alle Rechte und Pflichten der an einem Forschungsprojekt des 7. EU-Forschungsrahmenprogramm (7. FRP) beteiligten Parteien.

Für die Finanzhilfevereinbarung wird ein Muster zugrunde gelegt, das - je nach Bedarf - an die verschiedenen Maßnahmetypen des 7. FRP angepasst wird. Der Mustertext ist unter http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html#standard_ga abrufbar.

Die Finanzhilfevereinbarung besteht aus mehreren Teilen u.a. dem Kernvertrag (Core Grant agreement) sowie den Anhängen I bis VII. Der Kernvertrag (Core Grant Agreement) enthält zahlreiche grundlegende projektbezogene Daten, wie Titel, Zweck des Projekts, Dauer, Kosten und finanzielle Zuwendungen der Europäischen Kommission, Berichterstattung, Zahlungsmodalitäten und ggf. Sonderklauseln für Projektbesonderheiten. Die Anhänge, außer den Projektspezifika in Anhang I, beinhalten die allgemeinen Durchführungsmodalitäten für das Projekt.

 

Inhalt der Finanzhilfevereinbarung:

Die Anhänge sind integrale Bestandteile des Vertrags:

  • Kernvertrag (Core grant Agreement) – beinhaltet projektspezifische Angaben wie Laufzeit, Fördersumme, Projektstart
  • Annex I (Technical Annex (Technischer Anhang)) - beschreibt die Projektaufgaben, welche im Rahmen der Finanzhilfevereinbarung durchgeführt werden sollen.
  • Annex II - die allgemeinen Bedingungen, d.h. Details zu rechtlichen und administrativen Regelungen, Verbreitungs- und Verwertungsrechten sowie finanzielle Vorgaben, basierend auf den Beteiligungsregeln für das 7. FRP sowie der Haushaltsordnung der EU
  • Annex III - spezifische Bedingungen, die auf den jeweiligen Maßnahmentyp zutreffen (falls relevant)
  • Annex IV - Formblatt A: Beitritt der Partner zur Finanzhilfevereinbarung mit der Kommission
  • Annex V - Formblatt B: Aufnahme neuer Partner nach dem Projektstart
  • Annex VI - Formblatt C: Deklaration der Kosten, je nach Förderinstrument
  • Annex VII - Formblatt D und E: Bericht des Wirtschaftsprüfers oder der Innenrevision für die Zertifizierung der Kosten (Auditzertifikat)
  • Sonderklauseln (Special clauses)

 

 

 

 

 

Verhandlung der Finanzhilfevereinbarung

Nach der Begutachtung der Projektvorschläge erstellt die Kommission eine Liste der Projekte, die zur Förderung vorgeschlagen werden und tritt mit diesen Konsortien umgehend in die Verhandlung zum Abschluss der Finanzhilfevereinbarung. Für die Vorbereitung der Verträge müssen die Konsortien Formblätter (Grant Agreement Preparation Forms- GPFs) mittels eines Online-Tools NEF ausfüllen.

Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden der Kommission zu den Vertragsverhandlungen (Negotiation Guidance Notes for Coordinators).

NEF (Negotiation Forms)

NEF steht für "Negotiation Form Facility". Dahinter verbirgt sich ein interaktives Online Tool (ähnlich EPSS für die Antragstellung), das zum Ausfüllen der Vertragsformulare (Grant Agreement Preparation Forms-GPFs) dient und den sog. "CPF (Contract Preparation Form) Editor" des 6. FRP ersetzt.

Diese GPF sind Standardformulare der Kommission, die im Rahmen der Verhandlungen zur Finanzhilfevereinbarung mit diversen Informationen wie Verwaltungs- und Finanzdaten der Partner gefüllt werden.

NEF ist komplett mit der PDM-URF Datenbank synchronisiert. Das bedeutet, dass die offiziellen Einrichtungsdaten in den Vertragsformularen nur noch durch den (Legal Entity Appointed Representative) über die PDM-URF Datenbank geändert werden können.

 

 

Gegenstand der Vertragsverhandlung

Themen der Vertragsverhandlungen können u.a. sein:

  • Technische Inhalt des Projekts/Arbeitspakete (Annex I)
  • Teilnehmer (GA Art.1)
  • Dauer und Beginn des Projekts (GA Art. 3)
  • Berichtsperioden (GA Art. 4)
  • Budget (in der Praxis kaum Spielraum) (GA Art. 5)
  • Vorfinanzierung (GA Art. 6)
  • Sondervereinbarungen („special clauses“) (GA Art. 7)

 

Ablauf der Vertragsverhandlung

In den Prozess der Bearbeitung der Vertragsformulare (Grant Agreement Preparation Forms (GPF)) sind die Parteien der Finanzhilfevereinbarung, also das Konsortium und die Kommission eingebunden. Dieser Prozess ist ein wesentlicher Teil der Verhandlungen über die Finanzhilfevereinbarung und läuft wie folgt ab.

  1. Die Kommission sendet ein Einladungsschreiben an erfolgreiche Antragsteller zu den Verhandlungen zur Finanzhilfevereinbarung.
  2. NEF wird mit den Daten der Teilnehmer gefüllt, die bei Antragseinreichung über EPSS eingespeist wurden bzw. schon aus früherer Förderung im 6./7. FRP bekannt sind (siehe Validierung).
  3. Der zuständige Project Officer eröffnet die Verhandlungen und sendet dem Koordinator per E-Mail das Log-in und Zugangsdaten ("access key") für NEF. Der Koordinator muss nun dafür sorgen, dass die GPFs entsprechend von den Partnern ausgefüllt werden, indem er die Zugangsdaten weitergibt; (hier bereitet das System derzeit noch verschiedene kleinere technische Schwierigkeiten), bzw. selbst deren Daten einfügt. Ein eigener Zugang für die Partner und die gleichzeitige Nutzung von NEF durch die Beteiligten wird angestrebt.
  4. Wenn die Daten vollständig eingegeben sind, schließt der Koordinator die 1. Verhandlungsrunde, indem er die Daten an den Project Officer sendet.
  5. Der Project Officer analysiert die Änderungen. Bei weiterem Änderungsbedarf schickt er an den Koordinator die neuen Zugangsdaten mit Hinweisen zur Weiterbearbeitung.
  6. Der Koordinator vervollständigt die Daten wiederum und schließt diese Verhandlungsrunde, indem er die geänderten Daten an den Project Officer sendet.
  7. Der Project Officer analysiert die Änderungen. Bei weiterem Änderungsbedarf schickt er dem Koordinator erneut die neuen Zugangsdaten mit Hinweisen zur Weiterbearbeitung.
    Diese Runden werden so oft wiederholt, bis die GPFs zu aller Zufriedenheit ausgefüllt sind.
  8. Der Project Officer schließt die Verhandlungen in NEF.
  9. Der Koordinator druckt die Endfassungen der GPFs (pdf export) aus, sammelt die (Original-) Unterschriften der bevollmächtigten Vertreter der Teilnehmer und sendet Dokumente an die Kommission.

 

Während der Verhandlung ist es nicht möglich, die rechtlichen und finanziellen Informationen der Organisation im Verhandlungsformular NEF zu ändern. Änderungen der Daten sind über den LEAR vorzunehmen, was den Abschluss der Verhandlungen verzögern kann.

 

 

Abschluss der Finanzhilfevereinbarung

Die Finanzhilfevereinbarung wird abgeschlossen, indem der Koordinator (d.h. die koordinierende Einrichtung, vertreten durch eine zeichnungsberechtigte Person) sowie die Kommission unterzeichnen. Die weiteren Partner des Konsortiums treten der Finanzhilfevereinbarung mittels Formblatt A (Annex IV der Finanzhilfevereinbarung), welches vom Koordinator und den jeweiligen Partnern unterschrieben wird, förmlich bei.

Inkrafttreten der Finanzhilfevereinbarung

Die Finanzhilfevereinbarung tritt in Kraft, sobald sie vom Koordinator und Kommission unterschrieben ist. In der Regel wird die letzte Unterschrift von der Kommission geleistet.

Start des Projektes

Der Projektstart und die Dauer des Projektes werden in der Finanzhilfevereinbarung unter Artikel 3 (Duration of Project) definiert. Der Projektstart kann definiert werden als

 

  • der erste Tag des Monats, der auf das Inkrafttreten der Finanzhilfevereinbarung folgt,
  • der effektive Projektstart, den das Konsortium der Kommission übermittelt, in einer Frist von in der Finanzhilfevereinbarung definierten Zahl von Monaten
  • fester Starttermin

 

Ein fester Starttermin darf nur dann vor dem Inkrafttreten der Finanzhilfevereinbarung liegen, wenn die Zuwendungsempfänger (das Konsortium, die Partner) die Notwendigkeit darlegen können, warum das Projekt spätestens zu diesem festen Termin starten muss (analog Artikel 112 der Haushaltsordnung der EU).

Sonderklauseln (Special Clauses)

Zusätzlich zu den Anhängen der Finanzhilfevereinbarung können Sonderklauseln mit in den Vertrag eingebunden werden, um den projektspezifischen Bedingungen gerecht zu werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Sonderklauseln über Art. 7 des Kernvertrags in die Finanzhilfevereinbarung aufgenommen wurde.

Die aktuellen Sonderklauseln finden Sie unter:

http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html#standard_ga

Einige häufig benutzte Sonderklauseln:

Sonderklausel 10 - Mit einem Empfänger verbundene Dritte

Rechtspersonen, die der Sonderklausel Nr. 10 unterliegen, dürfen Teile der Arbeiten für einen Zuwendungsempfänger durchführen. Die Sonderklausel Nr. 10 bezieht sich auf Dritte, die mit einem Zuwendungsempfänger verbunden sind, d.h. es muss eine Beziehung zwischen dem Dritten und dem Zuwendungsempfänger bestehen.

Diese Beziehung muss:

  • ihrer Art nach breit angelegt sein und darf nicht auf das Projekt bzw. auf die abgeschlossene Finanzhilfevereinbarung begrenzt sein, d.h.:
  • die Dauer der Zusammenarbeit muss über die Projektlaufzeit hinaus bestehen und
  • es muss eine formelle externe Anerkennung dieser Verbindung vorliegen

 

Folgende Fälle unterliegen der Sonderklausel:

  • Gemeinsame Forschungseinheiten (GFE)
  • Europäische Wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV)
  • Verbundene Rechtspersonen
  • Gruppierungen

 

Sonderklausel 12 Keine Zugangsrechte für verbundene Rechtspersonen

Durch diese Klausel gelten die Zugangsrechte für verbundene Rechtspersonen gem. Artikel II.34 Absatz 3 nicht.

Sonderklausel 38 - Auszahlung der Fördergelder auf das Konto eines Dritten

Nach dieser neuen Sonderklausel können Fördergelder auf das Konto eines dafür bevollmächtigten Dritten eingezahlt werden, der die Gelder für den Koordinator erhält. Voraussetzung ist jedoch, dass es sich um eine öffentliche Einrichtung oder Hochschule handelt, die diesen Dritten kontrolliert. Der Koordinator bleibt weiterhin verantwortlich für die Verwendung der Mittel entsprechend der Zuwendungsvereinbarung (Annex II.2.3 a), b) und c)).

Sonderklausel 39 - Open Access

Die neue Sonderklausel 39 steht in Ergänzung des Annex II.30.4 die in den thematischen Bereichen Gesundheit, Energie, Umwelt (inklusive Klimawandel), Informations- und Kommunikationstechniken, Sozialökonomie und Geisteswissenschaften sowie Forschungsinfrastrukturen und "Wissenschaft in der Gesellschaft" anwendbar sein soll. Das Konzept des "open access" beinhaltet die Publikation von wissenschaftlicher Literatur und von Materialien, die so der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden. Projektteilnehmer sollen alle zumutbaren Anstrengungen unternehmen, um Projektergebnisse als elektronische Kopie einem online Aufbewahrungsort zuzuführen. [Anmerkung: Auch hier ist weiterhin zu beachten, dass die Frage, ob Patentschutz für eine Erfindung beantragt werden soll, vor einer möglichen Veröffentlichung zu klären ist, da mit der Veröffentlichung die für eine Patentanmeldung nötige Voraussetzung der "Neuheit" entfällt und kein Patentschutz mehr möglich ist.] Mit Einführung dieser neuen Klausel soll die Grundlage für eine Politik der Kommission zur Verbreitung und Veröffentlichung von Forschungsergebnissen geschaffen werden, die bereits jetzt das 8. FRP vorbereitet.

Information der Kommission dazu: *Präsentation 27. Mai 2008*

Geltendes_Recht

Die Finanzhilfevereinbarung wird nach dem Recht des Landes, in dem die zuständige Generaldirektion der Kommission sitzt, geschlossen, also nach belgischem Recht für die meisten Projekte des Rahmenprogramms und luxemburgischem Recht für Projekte der Informationstechnologien.

Änderungen der Finanzhilfevereinbarung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sobald sich verbindliche Angaben des Kernvertrags oder des Annex I (dem technischen Annex) ändern, muss der zuständige Project Officer hiervon in Kenntnis gesetzt werden. Oft zieht dies auch eine Veränderung der Finanzhilfevereinbarung nach sich (dies liegt häufig im Ermessen der Kommission) und wird beispielsweise dann der Fall sein, wenn sich der rechtliche Status eines der Partner ändert.

Vertragsänderungen müssen schriftlich beantragt werden und bedürfen der expliziten Zustimmung der Kommission. Die Aufnahme neuer Partner ins Konsortium erfolgt mit dem Formblatt B (Annex V der Finanzhilfevereinbarung).

Für den Fall der Vertragsänderungen hat die Kommission einen Leitfaden zum weiteren Vorgehen herausgegeben „Amendments Guide for FP7 Projects“, der unter http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html abrufbar ist.

Dokumente